# Документы по персональным данным для кадровой службы

> Источник: https://ftex.pro/blog/dokumenty-po-pdn-dlya-kadrov/  
> Опубликовано: 07.10.2026  
> Раздел: Персональные данные  
> Описание: Какие документы по персональным данным нужны кадровой службе: что требуют ТК РФ и 152-ФЗ, таблица документов, три этапа работы с данными и частые ошибки.  
> Издатель: Финансово-технологический институт (ftex.pro), образовательная лицензия Л035-01270-29/05390506

**Коротко: закона с перечнем «кадровых документов по персональным данным» нет.** Прямо названы три вещи: ознакомление работников под роспись с документами о порядке обработки их данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ), допуск к данным только уполномоченных лиц (ст. 88 ТК РФ) и согласие там, где нет другого основания (основание — п. 1 ч. 1 ст. 6, оформление — ч. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ). Остальное — положение, перечни, обязательства, журналы — практика, и объём зависит от того, как у вас устроен кадровый учёт.

 

Согласия для сотрудников, приказы, инструкции и подсказка, как ознакомить работников под подпись · состав пакета называем до оплаты

 

Документы по 152-ФЗ под ваш бизнес — 9 900 ₽, правки до «принимаю» включены

 

[Собрать пакет под мой бизнес →](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/)

 

**Главное для кадровой службы**

 

- **Ознакомление под роспись** с документами о порядке обработки данных работников обязательно (п. 8 ст. 86 ТК РФ).
- **Доступ только уполномоченным** и только к необходимым данным (ст. 88 ТК РФ).
- **Требовать лишние документы нельзя:** при приёме действует перечень ст. 65 ТК РФ.
- **Согласие отдельным документом** там, где оно нужно: по нашему прочтению ч. 1 ст. 9, не в трудовом договоре и не в анкете.
- **Название и число документов выбирает работодатель.** Состав мер оператор определяет сам (ч. 1 ст. 18.1).

 

## Что именно требует закон от работодателя

 

Статья 86 ТК РФ задаёт общие правила обработки данных работника. Для кадровиков важны несколько пунктов. Данные получают у самого работника; если их можно получить только у третьей стороны, работника заранее уведомляют и берут письменное согласие (п. 3). Нельзя получать и обрабатывать специальные категории данных, кроме случаев, предусмотренных ТК и другими федеральными законами (п. 4). Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами, которые устанавливают порядок обработки данных, а также со своими правами и обязанностями (п. 8).

 

Статья 88 ТК РФ регулирует передачу: без письменного согласия работника данные третьей стороне не сообщают, кроме случаев, предусмотренных ТК и федеральными законами. Внутри организации данные передают по локальному акту, с которым работник ознакомлен под роспись. Доступ разрешают только специально уполномоченным лицам, и получать они вправе лишь те данные, которые нужны для их функций. Статья 89 даёт работнику право на полную информацию о его данных, на копии записей и на исправление неверных сведений.

 

Закон о персональных данных добавляет свои требования. Ознакомление работников, которые непосредственно обрабатывают данные, с законодательством, политикой и локальными актами и (или) их обучение входит в меры оператора (п. 6 ч. 1 ст. 18.1). Кадровые данные не освобождают от уведомления Роскомнадзора, подробнее в статье «[Уведомление в Роскомнадзор для ООО](https://ftex.pro/blog/uvedomlenie-roskomnadzor-dlya-ooo/)».

 

## Таблица: какой документ, требует ли закон, зачем

 

Колонка «Закон» показывает, где норма названа прямо. Где её нет, документ — наша рекомендация.

 

| Документ | Закон | Зачем на практике | Статья |
|---|---|---|---|
| Политика оператора, опубликованная | Да, ч. 2 ст. 18.1 | Рассказывает, как организация обрабатывает данные, в том числе кадровые | [Политика](https://ftex.pro/blog/politika-obrabotki-personalnyh-dannyh/) |
| Положение об обработке данных работников | Название не задано; документ с порядком обработки и ознакомление под роспись — п. 8 ст. 86 ТК | Единый порядок: цели, состав, доступ, хранение, права работников | [Положение об обработке](https://ftex.pro/blog/polozhenie-ob-obrabotke-personalnyh-dannyh/) |
| Лист ознакомления | Ознакомление под роспись — да; форма листа не задана | Доказательство, что работник знает порядок | [Как утвердить документы](https://ftex.pro/blog/kak-utverdit-dokumenty-po-pdn/) |
| Согласие работника | Там, где нет иного основания; отдельно от других документов, ч. 1 ст. 9 | Фиксирует факт получения (бремя доказывания на операторе, ч. 3 ст. 9) | [Согласие работника](https://ftex.pro/blog/soglasie-rabotnika-na-obrabotku-pdn/) |
| Согласие соискателя | По основаниям ст. 6 и 9 | Резюме, анкеты, кадровый резерв | [Согласие соискателя](https://ftex.pro/blog/soglasie-soiskatelya-na-obrabotku-pdn/) |
| Перечень данных работников | Содержание и объём — по целям, без избыточности (ч. 5 ст. 5; п. 2 ч. 1 ст. 18.1) | Видно, какие данные для чего берёте | [Перечень ПДн](https://ftex.pro/blog/perechen-personalnyh-dannyh/) |
| Приказ о допуске или перечень лиц с доступом | Доступ только уполномоченным (ст. 88 ТК); для информационных систем перечень утверждает руководитель (п. 13 ПП № 1119) | Понятно, кто имеет доступ и к чему | [Документы по ПДн](https://ftex.pro/blog/dokumenty-po-personalnym-dannym/) |
| Приказ об ответственном | Назначение ответственного — да, для юрлица, ст. 22.1; сам приказ — практика | Один человек отвечает за порядок | [Приказ об ответственном](https://ftex.pro/blog/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-pdn/) |
| Обязательство о неразглашении | Отдельно не требуется; конфиденциальность — ст. 7 закона | Работник письменно подтверждает правила | [Обязательство](https://ftex.pro/blog/obyazatelstvo-o-nerazglashenii-pdn/) |
| Журнал обращений работников | Не требуется; сроки ответов — ст. 20 | Видно, когда пришёл запрос и когда ответили | [Журнал обращений](https://ftex.pro/blog/zhurnal-ucheta-obrashchenij-subektov-pdn/) |
| Акт об уничтожении | Да, ч. 7 ст. 21 и приказ № 179 | Подтверждает, что данные уничтожены | [Акт уничтожения](https://ftex.pro/blog/akt-unichtozheniya-personalnyh-dannyh/) |

 

## Три этапа: приём, работа, увольнение

 

### Приём на работу

 

Перечень документов, которые предъявляет поступающий, закрыт: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учёта, воинский учёт, образование и ещё несколько позиций в особых случаях. Требовать документы сверх предусмотренных ТК, федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства запрещено (ст. 65 ТК РФ). С соискателями, которых пока не приняли, работает отдельная логика, о ней в статье «[Согласие соискателя](https://ftex.pro/blog/soglasie-soiskatelya-na-obrabotku-pdn/)». Лист ознакомления с положением подписывают при оформлении, а согласие работника оформляют отдельным листом (наша рекомендация).

 

### Работа

 

Личные дела, карточки и трудовые договоры на бумаге относятся к обработке без средств автоматизации. Для неё ПП № 687 требует определить для каждой категории данных места хранения носителей и перечень лиц, которые имеют доступ (п. 13), хранить носители раздельно, если цели разные (п. 14), и обеспечить сохранность и защиту от несанкционированного доступа (п. 15). Работники, которые ведут такую обработку, должны быть проинформированы о ней и о правилах (п. 6). Если данные хранятся в 1С или другой системе, добавляются меры по ст. 19 и ПП № 1119. За нарушение условий сохранности бумажных носителей, повлёкшее доступ к данным, есть отдельная часть ст. 13.11 КоАП (ч. 6): для организаций от 50 до 100 тысяч рублей.

 

### Увольнение

 

После увольнения данные не удаляют автоматически: сроки хранения кадровых документов задаёт архивное законодательство, оно в этой статье не разбирается. Но хранить данные дольше, чем требуют цели и закон, нельзя (ч. 7 ст. 5). Когда срок истёк, данные уничтожают и составляют акт. Если работник отозвал согласие, а обработка идёт по другому основанию, отзыв не всегда прекращает хранение; о границах — в статье «[Отзыв согласия](https://ftex.pro/blog/otzyv-soglasiya-na-obrabotku-pdn/)».

 

## Типичные ошибки кадровой службы

 

- **Согласие вшито в трудовой договор или анкету.** С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельно от иных информации и документов, которые подтверждает или подписывает человек (ч. 1 ст. 9).
- **Ознакомили без подписи.** Статья 86 ТК требует именно «под роспись»; устное «в курсе» не подтверждает ничего.
- **Просят лишние копии.** Содержание и объём данных не должны быть избыточными (ч. 5 ст. 5), а перечень документов при приёме закрыт (ст. 65 ТК).
- **Данные уходят «по знакомству».** Третьей стороне данные передают только с письменного согласия или в случаях, прямо названных в законе (ст. 88 ТК).
- **Нет ответственного** в организации-юрлице (ст. 22.1).
- **Забыли про уведомление.** Кадровые данные в 1С или таблице — автоматизация, уведомлять Роскомнадзор нужно.

 

Ответственность работника, который разгласил чужие данные, разобрана в статье «[Ответственность работника за разглашение ПДн](https://ftex.pro/blog/otvetstvennost-rabotnika-za-razglashenie-pdn/)». Разглашение охраняемой законом тайны, в том числе персональных данных другого работника, — основание для увольнения по подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

 

## Минимальный набор для небольшой кадровой службы

 

Наша рекомендация для компании до нескольких десятков человек: политика; положение об обработке данных работников; согласие работника отдельным листом; лист ознакомления; приказ об ответственном; перечень лиц с доступом. Журналы, обязательства и регламенты добавляют, когда есть что регистрировать. Принцип общий: документов столько, сколько нужно вашему учёту. Подробнее в обзоре «[Документы по персональным данным: что нужно оператору](https://ftex.pro/blog/dokumenty-po-personalnym-dannym/)».

 

## Как мы помогаем

 

В [пакете документов по 152-ФЗ](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/) за 9 900 ₽ юрист разбирает ваш бизнес: сколько людей, где хранятся кадровые данные, кто имеет доступ. Затем пишет политику, согласия для сотрудников, локальные акты, приказы и инструкции именно под вас. Подскажем, где опубликовать документы и как ознакомить сотрудников под подпись. Правки включены, пока вы не напишете «принимаю». Состав пакета называем после разбора, до оплаты, цена в договоре не вырастет.

 

Одним договором и по одной цене · правки включены

 

Пакет «Старт»: уведомление, документы и документы для сайта — 14 900 ₽ вместо 18 700 ₽

 

[Посмотреть пакет →](https://ftex.pro/uslugi/)

 

О согласиях в целом читайте в хабе «[Согласие на обработку персональных данных](https://ftex.pro/blog/soglasie-na-obrabotku-personalnyh-dannyh/)».

 

## Нормативные документы

 

На эти документы опирается статья. Ссылки ведут на официальные тексты в справочных правовых системах.

 

- [Закон № 152-ФЗ, ст. 5 (принципы обработки)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/96fbc469f91f57235cc842a85e0516a99f23dc85/)
- [Закон № 152-ФЗ, ст. 7 (конфиденциальность)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/a15bab6050028753706f22c32fe60627a7be79f9/)
- [Закон № 152-ФЗ, ст. 18.1 (меры оператора, ознакомление работников)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/eeeebe22bf738fd65bb66b95cc278911ae2525ee/)
- [Закон № 152-ФЗ, ст. 22.1 (ответственный за организацию обработки)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/ac39e94238689d353ef880365b6b400140aa1d2d/)
- [Трудовой кодекс РФ, ст. 65 (документы при заключении трудового договора)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/b618fae23b33471d3e7e3e373dd93fcced4356b8/)
- [Трудовой кодекс РФ, ст. 81 (расторжение по инициативе работодателя)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/6a7ba42d8fda3a1ba186a9eb5c806921998ae7d1/)
- [Трудовой кодекс РФ, ст. 86 (общие требования при обработке данных работника)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/01f6157ff985b3cbbb50eb88fa6e26f30202532a/)
- [Трудовой кодекс РФ, ст. 88 (передача данных работника)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/693c16ad10f7f494a958cb007737bd678c221d4c/)
- [Трудовой кодекс РФ, ст. 89 (права работников)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/dc0a9a9993940d29a8daafe8144d3454c11b92cc/)
- [Постановление Правительства № 687 (обработка без средств автоматизации)](https://base.garant.ru/193875/)
- [Постановление Правительства № 1119 (требования к защите данных в информационных системах)](https://base.garant.ru/70252506/)
- [КоАП РФ, ст. 13.11](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/1f421640c6775ff67079ebde06a7d2f6d17b96db/)

## Частые вопросы

### Какие документы по персональным данным обязательны для кадровой службы?

Перечня закон не даёт. Прямо названы ознакомление работников под роспись с документами о порядке обработки данных (п. 8 ст. 86 ТК), допуск только уполномоченных лиц (ст. 88 ТК), опубликованная политика (ч. 2 ст. 18.1) и ответственный в организации (ст. 22.1). Остальное оператор определяет сам (ч. 1 ст. 18.1).

### Нужно ли согласие работника на обработку персональных данных?

Не всегда. Для данных, которые работодатель обязан обрабатывать по закону и по трудовому договору, согласие нужно не во всех случаях (по нашему прочтению, здесь работают основания пп. 2 и 5 ч. 1 ст. 6); где оно нужно, оформляется отдельно от иных документов (ч. 1 ст. 9). Письменное согласие требуют ст. 86 и 88 ТК в отдельных ситуациях: получение данных у третьей стороны, передача третьим лицам.

### Можно ли вписать согласие в трудовой договор?

С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельно от иных информации и документов, которые подтверждает или подписывает человек (ч. 1 ст. 9). По нашему прочтению, строка в трудовом договоре этому не отвечает. Безопаснее отдельный лист.

### Как оформить ознакомление с положением об обработке данных?

Работник ставит подпись в листе ознакомления (п. 8 ст. 86 ТК). Форму закон не задаёт, в листе обычно указывают ФИО, должность, документ, дату и подпись. Образец и порядок в статье «Как утвердить документы по ПДн».

### Какие документы можно требовать у поступающего на работу?

Только те, что названы в ст. 65 ТК, другими федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. Требовать иные документы запрещено.

### Нужно ли обязательство о неразглашении?

Закон такого документа отдельно не требует. Конфиденциальность следует из ст. 7 закона № 152-ФЗ. Обязательство — практика: письменное подтверждение, что работник знает правила и последствия.

### Кому в организации можно давать доступ к кадровым данным?

Только специально уполномоченным лицам, и только к тем данным, которые нужны им для конкретных функций (ст. 88 ТК). Наша рекомендация: оформить перечень лиц приказом.

### Что делать с данными уволенных работников?

Хранить столько, сколько требуют цели и закон (ч. 7 ст. 5). Сроки хранения кадровых документов определяет архивное законодательство, в этой статье мы их не разбираем. Когда срок вышел, данные уничтожают и составляют акт.

### Поможете подготовить документы для кадров и ознакомить сотрудников?

Да. В пакете документов по 152-ФЗ, 9 900 ₽, юрист пишет согласия для сотрудников, локальные акты и приказы под ваш бизнес и подсказывает, как провести ознакомление под подпись. Правки включены, состав называем до оплаты.

### Освобождает ли кадровый учёт от уведомления Роскомнадзора?

Нет. Исключения для работников отменены с 1 сентября 2022 года. Если кадры ведутся в 1С, таблице или другой системе, уведомление нужно (ч. 1 ст. 22).