# Как утвердить документы по ПДн: приказ и ознакомление

> Источник: https://ftex.pro/blog/kak-utverdit-dokumenty-po-pdn/  
> Опубликовано: 07.10.2026  
> Раздел: Персональные данные  
> Описание: Как утвердить положение и политику по ПДн: приказ о вводе в действие, ознакомление работников под роспись, образец приказа и листа, версии и хранение.  
> Издатель: Финансово-технологический институт (ftex.pro), образовательная лицензия Л035-01270-29/05390506

**Коротко: закон не задаёт, каким актом утверждать документы по персональным данным, но практика простая: один приказ руководителя об утверждении и вводе в действие и ознакомление работников под роспись.** Ознакомление требует Трудовой кодекс для документов о порядке обработки данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ) и закон № 152-ФЗ для работников, которые обрабатывают данные (п. 6 ч. 1 ст. 18.1). Формы приказа и листа закон не устанавливает: ниже образцы с вымышленными данными.

 

Разбор, политика, согласия и локальные акты · подскажем, где опубликовать и как ознакомить сотрудников под подпись

 

Документы по 152-ФЗ под ваш бизнес — 9 900 ₽, правки до «принимаю» включены

 

[Собрать пакет под мой бизнес →](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/)

 

**Главное**

 

- **Приказ — практика, ознакомление — норма.** Под роспись знакомят с документами о порядке обработки данных работников (п. 8 ст. 86 ТК).
- **Кого знакомить:** работников, которые непосредственно обрабатывают данные (п. 6 ч. 1 ст. 18.1).
- **Обучение не обязательно:** закон говорит «ознакомление и (или) обучение».
- **Политику ещё и публикуют** (ч. 2 ст. 18.1), а не только подписывают.
- **Оператор должен уметь показать документы** по запросу Роскомнадзора (ч. 4 ст. 18.1). Лист ознакомления тоже документ.

 

## Что утверждать и кто утверждает

 

Закон называет немного: политику, локальные акты по вопросам обработки, ответственного. Утверждает документы, как правило, руководитель: ответственный получает указания от исполнительного органа и подотчётен ему (ч. 2 ст. 22.1). В одном случае руководитель назван прямо: для информационных систем «утверждение руководителем оператора документа, определяющего перечень лиц, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения служебных (трудовых) обязанностей» (подп. «в» п. 13 ПП № 1119).

 

| Документ | Утверждает | Знакомят работников | Публикуют |
|---|---|---|---|
| Политика обработки | Руководитель | Да (п. 6 ч. 1 ст. 18.1) | Да, ч. 2 ст. 18.1; при сборе через интернет — на страницах сайта |
| Положение об обработке и защите данных работников | Руководитель | Да, под роспись (п. 8 ст. 86 ТК) | Нет |
| Перечень лиц с доступом | Руководитель (для информационных систем — п. 13 ПП № 1119) | Лиц из перечня, наша рекомендация | Нет |
| Приказ об ответственном | Руководитель | Ответственного — наша рекомендация (закон требует назначить ответственного, не знакомить его под роспись), остальных — по ситуации | Контакты ответственного указывают в уведомлении |
| Инструкции, регламенты, порядок уничтожения | Руководитель или ответственный по приказу | Да, тех, кого касаются (п. 6 ч. 1 ст. 18.1) | Нет |
| Журналы, формы согласий | Приказом или приложением к положению | Тех, кто их ведёт | Формы согласий — на сайте, если сбор идёт через него (практика) |

 

Какие документы вообще нужны, разобрано в обзоре «[Документы по персональным данным: что нужно оператору](https://ftex.pro/blog/dokumenty-po-personalnym-dannym/)». Выбирайте из него только то, что нужно вашему учёту.

 

## Порядок утверждения за шесть шагов

 

1. **Сверить документ с реальностью.** Цели, данные, системы, подрядчики должны совпадать с тем, что вы на самом деле делаете, и с уведомлением Роскомнадзора.
2. **Присвоить версию и дату.** Например, «Положение, версия 1.0, редакция от такой-то даты». Это наша рекомендация: так ясно, с какой редакцией знакомили.
3. **Издать приказ** об утверждении и вводе в действие. Один приказ на комплект удобнее нескольких.
4. **Провести ознакомление.** Каждый работник из круга, который трогает данные, расписывается в листе.
5. **Опубликовать политику** на сайте и в других местах, где вы собираете данные (ч. 2 ст. 18.1).
6. **Сохранить подлинники:** приказ, листы ознакомления, прежние версии документов.

 

## Образец приказа об утверждении и вводе в действие

 

Образец, подставьте свои данные. Организация вымышленная. Закон формы приказа не устанавливает.

 

> **ООО «Образец»**
> ПРИКАЗ № ___ от «__» __________ 20__ г.
> **Об утверждении и введении в действие документов по обработке персональных данных**
> 
>  
> 
> В целях выполнения Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» ПРИКАЗЫВАЮ:
> 
>  
> 
> 1. Утвердить и ввести в действие с «__» __________ 20__ г.:
> 1.1. Политику в отношении обработки персональных данных (приложение № 1);
> 1.2. Положение об обработке и защите персональных данных (приложение № 2);
> 1.3. Перечень лиц, доступ которых к персональным данным необходим для выполнения служебных (трудовых) обязанностей (приложение № 3);
> 1.4..
> 
>  
> 
> 2. Ответственному за организацию обработки персональных данных до «__» __________ 20__ г. ознакомить под роспись работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с документами, указанными в п. 1. Вновь принимаемых работников знакомить до допуска к персональным данным.
> 
>  
> 
> 3. Ответственному обеспечить размещение Политики на сайте до даты введения документов в действие.
> 
>  
> 
> 4. Подлинники приказа, документов и листов ознакомления хранить у ответственного.
> 
>  
> 
> 5. Признать утратившими силу.
> 
>  
> 
> 6. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
> 
>  
> 
> Директор ____________ /

 

## Ознакомление: кого, с чем, как

 

Две нормы пересекаются, но не совпадают. Трудовой кодекс говорит о работниках и их представителях и о документах, которые устанавливают порядок обработки данных работников, а также о правах и обязанностях работников (п. 8 ст. 86). Закон № 152-ФЗ говорит о работниках оператора, которые непосредственно обрабатывают данные: их знакомят с законодательством о персональных данных, требованиями к защите, политикой и локальными актами и (или) обучают (п. 6 ч. 1 ст. 18.1).

 

На практике проще знакомить всех, кто имеет доступ, и всех работников — с положением о данных работников. Лист ведут по каждому документу или по комплекту. Закон формы не задаёт.

 

**Образец листа ознакомления** (подставьте свои данные; примеры вымышленные):

 

| № | ФИО | Должность | Документ и версия | Дата | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванова Анна Сергеевна | Специалист по кадрам | Политика, Положение об обработке и защите ПДн, версия 1.0 | __.__.20__ |  |
| 2 | Петров Олег Игоревич | Бухгалтер | Положение об обработке и защите ПДн, версия 1.0 | __.__.20__ |  |
| 3 | Сидорова Мария Павловна | Менеджер | Политика, версия 1.0 | __.__.20__ |  |

 

Если у вас электронный документооборот и ознакомление идёт в системе, форму подписи нужно определять по ТК и закону об электронной подписи; эти нормы мы здесь не разбираем. Сохраните подтверждение, откуда видно кто, с чем и когда ознакомился.

 

Ознакомление не заменяет обучение, но и обучение необязательно в форме курса: закон допускает «ознакомление и (или) обучение». Если вы всё же решили обучать ответственного, формат описан в статье «[Обучение по персональным данным](https://ftex.pro/blog/obuchenie-po-personalnym-dannym/)».

 

## Новые работники, изменения, версии

 

- **Новые работники.** Знакомить при оформлении и до допуска к данным (наша рекомендация).
- **Изменения.** Новая редакция документа проходит через тот же приказ и повторное ознакомление. Править текст «молча» нельзя: подпись в листе относится к конкретной версии.
- **Старые версии.** Храните: пригодятся, если придётся доказывать, что было действующим на дату события. Срок 152-ФЗ не называет, сроки хранения управленческих документов задаёт архивное законодательство; храните не меньше срока действия документа и срока работы человека, который его подписал.
- **Где лежит.** Подлинники приказа и листы — у ответственного, копии у кадров.

 

## Типичные ошибки

 

- **Утвердили, но не ознакомили.** Документ в папке, а работники о нём не знают.
- **Расписались «в общем».** Нет версии и даты, непонятно, с чем знакомили.
- **Политика на сайте не совпадает с утверждённой.** Роскомнадзор сравнивает уведомление со сведениями на сайте; три и более факта несоответствия — индикатор риска (приказ Минцифры № 720). Это про сравнение с уведомлениями, а не с вашей утверждённой редакцией; но расхождение сайта и политики тоже плохо. Подробнее в статье «[Проверка Роскомнадзора](https://ftex.pro/blog/proverka-roskomnadzora-personalnye-dannye/)».
- **Приказ без приложений.** В нём названы документы, которых нет под рукой.
- **Один раз и навсегда.** Появился новый сервис или подрядчик, а документы не пересмотрены.

 

Опубликованная политика связана и с сайтом: «[Персональные данные на сайте](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-na-sajte/)». Содержание и структуру политики объясняет хаб «[Политика обработки персональных данных](https://ftex.pro/blog/politika-obrabotki-personalnyh-dannyh/)».

 

## Как мы помогаем

 

В [пакете документов по 152-ФЗ](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/) за 9 900 ₽ юрист пишет документы под ваш бизнес и подсказывает, где их опубликовать и как ознакомить сотрудников под подпись. Правки включены, пока вы не напишете «принимаю». Состав пакета называем после разбора, до оплаты. Само размещение на сайте делаете вы или ваш вебмастер; если нужно сделать за вас, это входит в [устранение нарушений на сайте](https://ftex.pro/audit-sajta-152-fz/) от 9 900 ₽. Чтобы документы не устаревали, есть [сопровождение по персональным данным](https://ftex.pro/soprovozhdenie-po-pdn/): 1 990 ₽ в месяц или 19 900 ₽ в год.

 

Изменения в реестре, обновление документов при изменении закона, сайта или систем, консультации в мессенджере

 

Сопровождение по персональным данным — 1 990 ₽ в месяц или 19 900 ₽ в год

 

[Подключить сопровождение →](https://ftex.pro/soprovozhdenie-po-pdn/)

 

Роль ответственного, который проведёт ознакомление, описана в хабе «[Ответственный за обработку персональных данных](https://ftex.pro/blog/otvetstvennyj-za-obrabotku-personalnyh-dannyh/)» и в статье «[Приказ о назначении ответственного](https://ftex.pro/blog/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-pdn/)». Положение, которое утверждается этим приказом, — «[Положение об обработке персональных данных](https://ftex.pro/blog/polozhenie-ob-obrabotke-personalnyh-dannyh/)».

 

## Нормативные документы

 

На эти документы опирается статья. Ссылки ведут на официальные тексты в справочных правовых системах.

 

- [Закон № 152-ФЗ, ст. 18.1 (меры оператора, ознакомление работников, публикация политики)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/eeeebe22bf738fd65bb66b95cc278911ae2525ee/)
- [Закон № 152-ФЗ, ст. 22.1 (ответственный за организацию обработки)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/ac39e94238689d353ef880365b6b400140aa1d2d/)
- [Трудовой кодекс РФ, ст. 86 (общие требования при обработке данных работника)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/01f6157ff985b3cbbb50eb88fa6e26f30202532a/)
- [Трудовой кодекс РФ, ст. 88 (передача данных работника)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/693c16ad10f7f494a958cb007737bd678c221d4c/)
- [Постановление Правительства № 1119 (требования к защите данных в информационных системах)](https://base.garant.ru/70252506/)
- [КоАП РФ, ст. 4.5 (давность привлечения к ответственности)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/66a4b2666eea5f75cd1e947452b66bf52bf024d8/)

## Частые вопросы

### Нужен ли приказ об утверждении положения о персональных данных?

Закон такого акта прямо не требует. Это практика: приказ руководителя фиксирует дату введения в действие и состав документов. С ним проще организовать ознакомление и показать, что меры приняты (ч. 4 ст. 18.1).

### Обязательно ли знакомить работников с положением под роспись?

Для документов, которые устанавливают порядок обработки данных работников, да: п. 8 ст. 86 ТК РФ. Для работников, которые обрабатывают данные, закон № 152-ФЗ требует ознакомления и (или) обучения (п. 6 ч. 1 ст. 18.1).

### Какой должна быть форма листа ознакомления?

Закон форму не задаёт. Достаточно указать ФИО, должность, документ и версию, дату и подпись. Образец есть в этой статье.

### Кого нужно знакомить с политикой оператора?

Работников, которые непосредственно обрабатывают данные (п. 6 ч. 1 ст. 18.1). По нашей рекомендации, политику стоит довести до всех, у кого есть доступ, и до новых работников при приёме.

### Нужно ли обучать работников, если они расписались в листе?

Закон говорит «ознакомление и (или) обучение» (п. 6 ч. 1 ст. 18.1). Значит, достаточно одного из вариантов. Курс или удостоверение для этого не обязательны.

### Что делать, если документ изменился?

Утвердить новую редакцию приказом, присвоить версию и ознакомить работников заново. Подпись в листе относится к конкретной редакции.

### Как хранить приказы и листы ознакомления?

Срок хранения закон не называет. Наша рекомендация: подлинники у ответственного, копии у кадров, прежние версии документов сохранять. Сроки хранения управленческих документов задаёт архивное законодательство; ориентир — не меньше срока действия документа и работы подписавшего.

### Нужно ли ИП утверждать документы приказом?

Если работников нет, достаточно подписать документы у себя и хранить. Если есть работники, действует п. 8 ст. 86 ТК (ознакомление под роспись) и п. 6 ч. 1 ст. 18.1 («ознакомление и (или) обучение», без подписи). Ответственного ИП назначать не обязан (ст. 22.1 только для юрлица).

### Поможете подготовить документы и порядок ознакомления?

Да. В пакете документов по 152-ФЗ за 9 900 ₽ юрист пишет документы под ваш бизнес и подсказывает, где опубликовать и как ознакомить сотрудников под подпись. Правки включены, состав называем до оплаты.

### Достаточно ли вывесить политику на сайте, чтобы закрыть ознакомление?

Нет. Публикация политики — отдельная обязанность (ч. 2 ст. 18.1). Ознакомление работников — другая (п. 6 ч. 1 ст. 18.1 и п. 8 ст. 86 ТК). Выполнять нужно обе.