# Какие персональные данные сотрудника можно собирать: приём, работа, увольнение

> Источник: https://ftex.pro/blog/kakie-personalnye-dannye-sotrudnika-mozhno-sobirat/  
> Опубликовано: 07.10.2026  
> Раздел: Персональные данные  
> Описание: Какие персональные данные работника можно собирать на приёме, в работе и при увольнении: ст. 65, 86, 88 ТК, здоровье, судимость, соцсети. Таблица по этапам.  
> Издатель: Финансово-технологический институт (ftex.pro), образовательная лицензия Л035-01270-29/05390506

**Коротко: работодатель собирает только те данные работника, которые нужны для целей из ст. 86 ТК и названы в законе. При приёме перечень документов закрыт (ст. 65 ТК): требовать другие нельзя.** В работе действуют запреты на лишнее: сведения о здоровье только в той части, что нужна для вопроса о выполнении трудовой функции (ст. 88 ТК), специальные категории данных и членство в профсоюзе только в случаях, предусмотренных законом (п. 4 и 5 ст. 86 ТК). После увольнения часть данных остаётся у работодателя по закону, остальное уничтожают.

 

Разбор ваших анкет и кадровых процессов, политика, согласия, положение об обработке, перечни · правки до «принимаю»

 

Проверим, что вы собираете о сотрудниках — документы по 152-ФЗ, 9 900 ₽

 

[Узнать, что нужно мне →](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/)

 

**Главное**

 

- **Объём определяют цели:** данные не должны быть избыточными (ч. 5 ст. 5 закона № 152-ФЗ, п. 1 и 2 ст. 86 ТК).
- **На приёме — закрытый перечень документов** из ст. 65 ТК.
- **Здоровье — только то, что относится к возможности работать** (ст. 88 ТК).
- **Данные у третьих лиц** — после предупреждения и с письменного согласия (п. 3 ст. 86 ТК).
- **При увольнении** выдают трудовую книжку или сведения и копии документов по заявлению (ст. 84.1 ТК), остальное хранят и уничтожают по срокам.

 

## Что можно собирать по этапам: таблица

 

Таблица составлена по статьям ТК и закона № 152-ФЗ, которые мы открывали. Где прямой нормы нет, так и написано.

 

| Этап | Что можно | На что опираться | Осторожно |
|---|---|---|---|
| Приём на работу | Паспорт, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учёта, воинский учёт, документ об образовании и (или) о квалификации, если работа требует специальных знаний | ст. 65 ТК | Другие документы требовать запрещено. Справки о судимости и о наркотиках — только для работ, где этого требует закон |
| Работа | Сведения о здоровье только в части возможности выполнять трудовую функцию | ст. 88 ТК; по нашему прочтению п. 2.3 ч. 2 ст. 10 закона № 152-ФЗ | По нашему прочтению, диагнозы и истории болезни в этот объём не входят |
| Работа | Биометрия для пропуска | ч. 1 ст. 11: письменное согласие | Предоставление биометрии не может быть обязательным, кроме случаев ч. 2 (ч. 3 ст. 11) |
| Увольнение | Данные для расчёта, приказа, трудовой книжки или сведений, копий документов | ст. 84.1 ТК | После увольнения хранить можно в сроки по закону, не «на всякий случай» |

 

## Приём на работу: документы и справки

 

Статья 65 ТК называет документы, которые предъявляет поступающий: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (кроме случая, когда договор заключают впервые); документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта; документы воинского учёта для военнообязанных и подлежащих призыву; документ об образовании и (или) о квалификации, если работа требует специальных знаний. Дополнительные документы возможны только в отдельных случаях и только по ТК, федеральным законам, указам и постановлениям Правительства. Запрещено требовать документы помимо предусмотренных.

 

Справка о судимости нужна лишь при поступлении на работу, к которой по ТК или федеральному закону не допускаются лица с судимостью или уголовным преследованием. Справка о том, подвергался ли человек административному наказанию за потребление наркотиков без назначения врача, — при поступлении на работу, где это предусмотрено законом. В законе о персональных данных сведения о судимости обрабатывают государственные и муниципальные органы в пределах полномочий, а иные лица — в случаях и в порядке, которые определены федеральными законами (ч. 3 ст. 10). По нашему прочтению, это значит: судимость «на всякий случай» у всех кандидатов не запрашивают.

 

Чего нет в ст. 65: ИНН, свидетельства о браке, данных о детях, места работы супруга, фотографий. Это не значит, что они всегда запрещены. Часть сведений нужна по другим нормам: например, работник сам хочет получить вычет или пособие и приносит документы по своей инициативе. По нашему прочтению, это не требование работодателя. Если же нормы, которая требует конкретное сведение, нет, а цели и основания для него тоже нет, оно, по нашему прочтению ч. 5 ст. 5, лишнее. Данные близких родственников Роскомнадзор в давних разъяснениях разрешал обрабатывать без согласия в объёме кадровой формы или по закону (например, алименты); в иных случаях нужно согласие родственников. Какая форма обязательна сегодня, мы для этой статьи не проверяли. Это позиция ведомства, а не норма закона.

 

Все данные следует получать у самого работника. Если их можно получить только у третьей стороны, например запросить характеристику с прежнего места работы, работника заранее уведомляют о цели, источнике, способе и последствиях отказа и берут письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК). Для кандидатов, которые ещё не работники, действует отдельная логика: [согласие соискателя на обработку ПДн](https://ftex.pro/blog/soglasie-soiskatelya-na-obrabotku-pdn/).

 

## В период работы: что допустимо, а что лишнее

 

Статья 86 ТК перечисляет цели обработки: соблюдение законов, содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении, личная безопасность работников, контроль количества и качества работы, сохранность имущества. Вне этих целей данные собирать не за чем.

 

| Сведения | Что говорит закон | Наш вывод |
|---|---|---|
| Здоровье | Нельзя запрашивать, кроме сведений о возможности выполнять трудовую функцию (ст. 88 ТК). Здоровье — специальная категория (ч. 1 ст. 10) | Брать заключение о годности, а не диагнозы. Основание по закону о ПДн — по нашему прочтению п. 2.3 ч. 2 ст. 10 |
| Убеждения, национальность, интимная жизнь | Специальные категории: получать и обрабатывать нельзя, кроме случаев ТК и федеральных законов (п. 4 ст. 86 ТК; ч. 1 ст. 10) | Не спрашивать в анкетах |
| Членство в профсоюзе и общественных объединениях | Нельзя, кроме случаев ТК и федеральных законов (п. 5 ст. 86 ТК) | Исключения ищите в законе, не в локальном акте |
| Страницы в соцсетях | Отдельной нормы мы не нашли. Действуют цели ст. 86 и запрет избыточности (ч. 5 ст. 5). Если по странице видны убеждения или здоровье, это специальные категории | Наша рекомендация: не собирать и не мониторить без цели и основания |
| Отпечаток пальца, лицо для пропуска | Биометрия: письменное согласие (ч. 1 ст. 11). Трудовое законодательство в списке случаев без согласия (ч. 2 ст. 11) не названо | Согласие и обычный способ входа без биометрии |
| Решения «по алгоритму» | Нельзя основывать решения, затрагивающие работника, исключительно на автоматизированной обработке или электронном получении данных (п. 6 ст. 86 ТК) | Результат программы проверяет человек |
| Видеонаблюдение | Отдельной нормы в ст. 86–88 ТК нет; ст. 86 называет цели обработки данных работника (в том числе обеспечение личной безопасности и сохранности имущества), а прямого разрешения на видеозапись она не даёт; основание и цель нужно определить самому оператору | Подробности: [видеонаблюдение и персональные данные](https://ftex.pro/blog/videonablyudenie-i-personalnye-dannye/) |

 

Передавать собранные данные можно по правилам ст. 88 ТК: третьим лицам с письменного согласия, кроме случаев закона, внутри организации по локальному акту с ознакомлением под роспись, доступ только уполномоченным. Полная картина — в хабе [о персональных данных работников](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-rabotnikov/).

 

## Увольнение и после него

 

Прекращение договора оформляется приказом, с которым работник знакомится под роспись. В день увольнения работодатель выдаёт трудовую книжку или предоставляет сведения о трудовой деятельности и производит расчёт. По письменному заявлению работника он обязан выдать заверенные копии документов, связанных с работой (ст. 84.1 ТК). Это не «согласие на передачу данных»: работник получает собственные данные (ст. 89 ТК).

 

Дальше действуют общие правила. Хранить данные можно не дольше, чем требуют цели, если срок не установлен федеральным законом или договором (ч. 7 ст. 5). Когда цель достигнута, данные уничтожают в течение тридцати дней, если иное не предусмотрено договором или соглашением либо если закон не позволяет обрабатывать данные без согласия (ч. 4 ст. 21). Часть документов остаётся по закону: для бухгалтерских это не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ), для кадровых сроки задаёт архивное законодательство. Цифр по кадровым документам мы не приводим: перечень сроков для этой статьи не открывали. Разглашение данных другого работника — основание для увольнения по подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК: [ответственность работника за разглашение ПДн](https://ftex.pro/blog/otvetstvennost-rabotnika-za-razglashenie-pdn/).

 

## Как проверить свой набор данных за час

 

Это наша рекомендация, закон такой процедуры не требует.

 

1. **Выпишите каждое поле** анкеты, заявления, личной карточки, программы и таблиц.
2. **Напротив каждого укажите цель и норму:** статья ТК, закон, договор. Нет нормы и цели, поле лишнее.
3. **Уберите лишнее** и перестаньте брать копии документов «про запас».
4. **Зафиксируйте итог** в перечне данных по целям. Образец — в статье о [перечне персональных данных](https://ftex.pro/blog/perechen-personalnyh-dannyh/).
5. **Ознакомьте работников** под роспись с порядком обработки (п. 8 ст. 86 ТК): [документы по ПДн для кадров](https://ftex.pro/blog/dokumenty-po-pdn-dlya-kadrov/).

 

## Какая ответственность за лишние данные

 

Обработка в случаях, не предусмотренных законом о персональных данных, — ч. 1 ст. 13.11 КоАП: должностные лица 50–100 тыс. ₽, организации 150–300 тыс. ₽. Если закон требовал письменное согласие, а его нет, — ч. 2: должностные лица 100–300 тыс. ₽, организации 300–700 тыс. ₽. ИП в этих частях отвечает как должностное лицо (ст. 2.4 КоАП). Суммы из текста статьи, это границы диапазонов, срок давности один год. Сравнение всех частей — в статье [о штрафах за персональные данные](https://ftex.pro/blog/shtrafy-za-personalnye-dannye/).

 

## Как мы помогаем

 

Если вы не уверены, что кадровые анкеты и процессы укладываются в закон, юрист ФТИ разберёт ваш учёт: какие данные сотрудников вы собираете, зачем, где храните и кто имеет доступ. В пакет [«Документы по 152-ФЗ»](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/) за 9 900 ₽ входят политика, согласия для сотрудников и форм, положение об обработке, приказ об ответственном, перечни и инструкции. Правки вносим, пока вы не напишете «принимаю». Состав называем после разбора, до оплаты. Если нужно, чтобы документы обновлялись при изменениях, есть [сопровождение по персональным данным](https://ftex.pro/soprovozhdenie-po-pdn/): 1 990 ₽ в месяц или 19 900 ₽ в год. Не подано уведомление в Роскомнадзор: [подадим под ключ](https://ftex.pro/uvedomlenie-v-roskomnadzor/) за 4 900 ₽, все услуги собраны на странице [услуг ФТИ](https://ftex.pro/uslugi/).

 

Один разбор, цена фиксированная, состав пакета называем до оплаты

 

Состав данных, документы и ознакомление сотрудников

 

[Получить разбор →](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/)

 

## Нормативные документы

 

На эти документы опирается статья. Ссылки ведут на официальные тексты в справочных правовых системах.

 

- [Трудовой кодекс РФ, статья 65 — документы, предъявляемые при заключении трудового договора](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/b618fae23b33471d3e7e3e373dd93fcced4356b8/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 86 — общие требования при обработке персональных данных работника](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/01f6157ff985b3cbbb50eb88fa6e26f30202532a/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 88 — передача персональных данных работника, запрет запрашивать сведения о здоровье](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/693c16ad10f7f494a958cb007737bd678c221d4c/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 89 — права работников в целях защиты персональных данных](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/dc0a9a9993940d29a8daafe8144d3454c11b92cc/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 84.1 — общий порядок оформления прекращения трудового договора](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/cc8071b6b37792778d4ce9fba7e76c373edc0618/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 81 — расторжение договора по инициативе работодателя, подпункт «в» пункта 6](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/6a7ba42d8fda3a1ba186a9eb5c806921998ae7d1/)
- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 5 — принципы обработки, части 5 и 7](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/96fbc469f91f57235cc842a85e0516a99f23dc85/)
- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 10 — специальные категории, часть 1, пункт 2.3 части 2, часть 3 о судимости](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/26edb2934b899bf9c74c3a8f7e574651c6565e6d/)
- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 11 — биометрические персональные данные](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/7336c78762a98b5f4f698b8c3800dca1111acc16/)
- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 21 — уничтожение данных, часть 4](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/d3fe43a7c415353b17faab255bc0de92bea127da/)
- [Федеральный закон № 402-ФЗ, статья 29 — хранение документов бухгалтерского учёта](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/eb7eaf7415d317fa9daf978473137c9209c1e1d7/)
- [КоАП РФ, статья 13.11 — нарушение законодательства в области персональных данных](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/1f421640c6775ff67079ebde06a7d2f6d17b96db/)
- [Разъяснения Роскомнадзора о данных работников, соискателей и лиц в кадровом резерве (позиция ведомства)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_139574/)

## Частые вопросы

### Какие персональные данные работника можно собирать?

Те, что нужны для целей ст. 86 ТК и не избыточны (ч. 5 ст. 5 закона № 152-ФЗ). При приёме — документы из ст. 65 ТК и дополнительные, если их требует закон. Все данные следует получать у самого работника (п. 3 ст. 86).

### Можно ли требовать копию всех страниц паспорта?

В ст. 65 ТК назван паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Объём данных должен соответствовать целям (ч. 5 ст. 5). Наша рекомендация: снимать копии только тех страниц, сведения с которых нужны для кадровых целей, и фиксировать это в перечне.

### Можно ли запрашивать у работника диагнозы и справки о болезнях?

По нашему прочтению, нет. Работодатель не вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья, кроме сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции (ст. 88 ТК). Здоровье — специальная категория данных (ч. 1 ст. 10 закона № 152-ФЗ).

### Нужна ли справка о судимости при приёме на работу?

Только при поступлении на работу, к которой по ТК или федеральному закону не допускаются лица, имевшие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию (ст. 65 ТК). Требовать её у всех подряд нельзя.

### Можно ли проверять страницы работника в соцсетях?

Прямой нормы о соцсетях мы не нашли. Действуют цели ст. 86 ТК и запрет избыточных данных (ч. 5 ст. 5). Если по странице видны убеждения или здоровье, это специальные категории, которые работодатель вправе получать и обрабатывать только в случаях, предусмотренных законом (п. 4 ст. 86 ТК). Мы рекомендуем так не делать.

### Можно ли запросить характеристику с прежнего места работы?

Да, но по правилам п. 3 ст. 86 ТК: работника заранее уведомляют о цели, источнике, способе и характере данных и последствиях отказа, и берут его письменное согласие.

### Что нужно выдать работнику при увольнении?

В день прекращения договора работодатель обязан выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности и произвести расчёт, а по письменному заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с работой (ст. 84.1 ТК).

### Что делать с данными после увольнения?

Хранить столько, сколько требуют цели и закон (ч. 7 ст. 5): бухгалтерские документы не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ), сроки для кадровых задаёт архивное законодательство. Когда срок вышел, данные уничтожают, а уничтожение подтверждают.

### Какой штраф за сбор лишних данных о работниках?

Обработка в случаях, не предусмотренных законом, — ч. 1 ст. 13.11 КоАП: организации 150–300 тыс. ₽, должностные лица 50–100 тыс. ₽. Если не получено письменное согласие там, где оно обязательно, — ч. 2: организации 300–700 тыс. ₽. ИП отвечает как должностное лицо. Это границы диапазонов, а не фиксированные суммы.

### Поможет ли ФТИ проверить, какие данные мы собираем у сотрудников?

Да. В пакете «Документы по 152-ФЗ» за 9 900 ₽ юрист разбирает ваш учёт, пишет политику, согласия, положение об обработке, перечни и инструкции под ваш бизнес. Правки включены до вашего «принимаю», состав называем до оплаты. Для актуализации есть сопровождение: 1 990 ₽ в месяц или 19 900 ₽ в год.