# Персональные данные работников: что можно собирать, хранить и передавать

> Источник: https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-rabotnikov/  
> Опубликовано: 07.10.2026  
> Обновлено: 08.10.2026  
> Раздел: Персональные данные  
> Описание: Данные работников: основание обработки, когда нужно согласие, что собирать, кому передавать, сколько хранить после увольнения. Штрафы по ст. 13.11 КоАП.  
> Издатель: Финансово-технологический институт (ftex.pro), образовательная лицензия Л035-01270-29/05390506

**Коротко: работодатель — оператор персональных данных своих работников. Для обычного кадрового учёта подпись работника под согласием не нужна: основание дают закон и трудовой договор (пп. 2 и 5 ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ, ст. 65 и 86 ТК).** Но объём данных ограничен целями, доступ получают только уполномоченные лица, а с документами о порядке обработки работников знакомят под роспись (п. 8 ст. 86 ТК). Письменное согласие нужно в отдельных случаях: данные у третьих лиц, передача третьей стороне, биометрия, публикация фото.

 

Политика, согласия для сотрудников и форм, положение об обработке, приказ об ответственном, перечни · пишет юрист под ваш бизнес, правки до вашего «принимаю»

 

Документы по 152-ФЗ для работодателя — 9 900 ₽

 

[Собрать пакет под мой бизнес →](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/)

 

**Главное о данных работников**

 

- **Кадровый учёт держится на законе и договоре,** а не на подписи работника (пп. 2 и 5 ч. 1 ст. 6).
- **Данные берут у самого работника.** У третьих лиц — после предупреждения и с письменного согласия (п. 3 ст. 86 ТК).
- **Перечень документов при приёме закрыт:** требовать другие нельзя (ст. 65 ТК).
- **Третьей стороне данные передают с письменного согласия,** кроме случаев, которые назвал закон; внутри организации — по локальному акту (ст. 88 ТК).
- **После увольнения данные не удаляют в тот же день:** сроки задаёт закон; когда они вышли, данные уничтожают (ч. 7 ст. 5, ч. 4 ст. 21).
- **Уведомление в Роскомнадзор кадровый учёт не отменяет:** исключения для работников отменены с 1 сентября 2022 года.

 

## Кто оператор и чьи данные обрабатывает работодатель

 

Оператор — тот, кто организует обработку и сам определяет цели, состав данных и действия с ними (п. 2 ст. 3 закона № 152-ФЗ). Организация или ИП, у которых есть работники, подходят под это определение. Персональные данные — любая информация о человеке, которого можно определить (п. 1 ст. 3). Для работодателя это не только трудовая книжка и паспорт, но и табель, график отпусков, переписка с кадровиком.

 

| Чьи данные | Откуда они у работодателя | Где разобрано |
|---|---|---|
| Работники | Приём на работу, личное дело, расчёт зарплаты | Эта статья и разбор по этапам: [какие данные работника можно собирать](https://ftex.pro/blog/kakie-personalnye-dannye-sotrudnika-mozhno-sobirat/) |
| Соискатели | Резюме, анкеты, собеседование | Раздел ниже и [согласие соискателя](https://ftex.pro/blog/soglasie-soiskatelya-na-obrabotku-pdn/) |
| Бывшие работники | Личные дела, бухгалтерские документы | Раздел ниже |
| Близкие родственники работника | Анкета и кадровые формы | По разъяснениям Роскомнадзора: без согласия — в объёме кадровой формы или по закону, иначе нужно согласие родственников |
| Иностранные работники | Приём на работу, миграционные документы | Раздел ниже и [согласие иностранного гражданина](https://ftex.pro/blog/soglasie-inostrannogo-grazhdanina-na-obrabotku-pdn/) |

 

Если кадры ведутся в 1С, таблице или другой программе, это обработка с использованием средств автоматизации, и уведомлять Роскомнадзор нужно до начала обработки (ч. 1 ст. 22). Исключения для обработки данных работников и по трудовым договорам утратили силу с 1 сентября 2022 года (ФЗ № 266). Остались три исключения, среди них обработка исключительно без средств автоматизации (п. 8 ч. 2 ст. 22). Подробности — в статьях об уведомлении [для ООО](https://ftex.pro/blog/uvedomlenie-roskomnadzor-dlya-ooo/) и [для ИП](https://ftex.pro/blog/uvedomlenie-roskomnadzor-dlya-ip/), общий порядок — в обзоре [об уведомлении об обработке персональных данных](https://ftex.pro/blog/uvedomlenie-ob-obrabotke-personalnyh-dannyh/).

 

## Какие данные работника можно собирать

 

Статья 86 ТК называет цели, ради которых работодатель вправе обрабатывать данные работника: соблюдение законов, помощь работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении, личная безопасность, контроль количества и качества работы, сохранность имущества (п. 1). Объём определяют по Конституции, ТК и федеральным законам (п. 2). Закон о персональных данных добавляет: содержание и объём данных не должны быть избыточными по отношению к целям (ч. 5 ст. 5).

 

- **Данные берут у самого работника.** Если их можно получить только у третьей стороны, работника заранее уведомляют, сообщают цель, источник, способ и последствия отказа и берут письменное согласие (п. 3 ст. 86).
- **Специальные категории** (здоровье, убеждения и другие по ч. 1 ст. 10 закона № 152-ФЗ) работодатель не вправе получать и обрабатывать, кроме случаев, предусмотренных ТК и другими федеральными законами (п. 4 ст. 86).
- **Членство в общественных объединениях и профсоюзная деятельность** — то же правило с теми же исключениями (п. 5 ст. 86).
- **Решения о работнике** нельзя основывать исключительно на данных, полученных автоматизированной обработкой или электронным получением (п. 6 ст. 86).
- **Документы при приёме** — только те, что названы в ТК, федеральных законах, указах Президента и постановлениях Правительства (ст. 65 ТК).

 

Что собирать на приёме, в работе и при увольнении, разобрано по этапам в статье [о составе данных работника](https://ftex.pro/blog/kakie-personalnye-dannye-sotrudnika-mozhno-sobirat/). Как оформить состав в виде документа — в статье о [перечне персональных данных](https://ftex.pro/blog/perechen-personalnyh-dannyh/).

 

## Основание обработки: когда согласие не нужно, а когда нужно

 

Согласие — одно из оснований в ч. 1 ст. 6. Для работодателя важны два других: обработка нужна для обязанностей, которые закон возлагает на оператора (п. 2), и для исполнения договора, стороной которого, либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект (п. 5). Для работника, по нашему прочтению, работают оба: закон (ТК) и трудовой договор. Роскомнадзор в давних разъяснениях занимает ту же позицию: согласие не требуется, если объём данных не выходит за установленные перечни и соответствует целям трудового законодательства. Это позиция ведомства, а не закон.

 

| Ситуация | Нужно ли согласие работника | Основание |
|---|---|---|
| Приём, личное дело, трудовой договор, табель, зарплата | Нет | пп. 2 и 5 ч. 1 ст. 6; ст. 65, 86 ТК |
| Передача в налоговую, фонды, военкомат | Нет, если это предусмотрено законом | ст. 88 ТК («в других случаях, предусмотренных Кодексом или федеральными законами») |
| Сведения о здоровье, нужные для вопроса о возможности выполнять трудовую функцию | Нет | ст. 88 ТК; по нашему прочтению п. 2.3 ч. 2 ст. 10 закона № 152-ФЗ |
| Запрос данных у третьих лиц | Да, письменное | п. 3 ст. 86 ТК |
| Передача третьей стороне | Да, письменное, кроме случаев, когда ТК или федеральный закон разрешают без него | ст. 88 ТК |
| Передача в коммерческих целях | Да, письменное: исключений в ст. 88 для этого случая нет | ст. 88 ТК |
| Бухгалтерия или кадры на аутсорсинге | Да, по тексту нормы, если иное не установлено законом | ч. 3 ст. 6 |
| Отпечаток пальца, лицо для пропуска | Да, письменное | ч. 1 ст. 11 |
| Фото на сайте и в соцсетях компании | Да, отдельное согласие на распространение | ст. 10.1 |

 

Про биометрию стоит сказать отдельно. Письменное согласие нужно, когда данные используются оператором для установления личности (ч. 1 ст. 11). Предоставление биометрии не может быть обязательным, кроме случаев ч. 2 ст. 11 (ч. 3). Трудовое законодательство в этом перечне не названо, прямой нормы в ТК для проходной по отпечатку мы не нашли. По нашему прочтению, работнику нужно оставить обычный способ входа.

 

Согласие оформляют отдельно от иных документов, которые подписывает работник (ч. 1 ст. 9 в редакции ФЗ № 156 от 24.06.2025). В давних разъяснениях Роскомнадзора допускалось закрепить согласие в тексте трудового договора. По нашему прочтению, после поправок 2025 года так делать не стоит. Полный разбор с образцом — в статье о [согласии работника](https://ftex.pro/blog/soglasie-rabotnika-na-obrabotku-pdn/), случаи без согласия — в статье [об обработке без согласия](https://ftex.pro/blog/obrabotka-pdn-bez-soglasiya/). Общая схема согласий — в хабе [о согласии на обработку персональных данных](https://ftex.pro/blog/soglasie-na-obrabotku-personalnyh-dannyh/).

 

## Доступ, передача и обработчики

 

Статья 88 ТК задаёт порядок передачи данных работника:

 

- не сообщать данные третьей стороне без письменного согласия, кроме случаев угрозы жизни и здоровью и других случаев, предусмотренных ТК и федеральными законами;
- не сообщать данные в коммерческих целях без письменного согласия;
- предупредить получателей, что данные можно использовать только в тех целях, для которых они сообщены;
- внутри организации передавать данные по локальному акту, с которым работник ознакомлен под роспись;
- допускать к данным только специально уполномоченных лиц и только к тем данным, которые нужны для их функций;
- не запрашивать сведения о здоровье, кроме относящихся к возможности выполнять трудовую функцию.

 

Если обработку поручают другой организации (бухгалтерия, кадровый аутсорс, облачная кадровая программа), нужен договор поручения и, по тексту ч. 3 ст. 6, согласие субъекта, если иное не предусмотрено федеральным законом. Для данных работников ст. 88 ТК требует письменного согласия на передачу третьей стороне; бухгалтерский аутсорс среди исключений не назван. Обработчик согласие у работника сам получать не обязан (ч. 4 ст. 6), ответственность перед работником несёт оператор (ч. 5 ст. 6). Запись и хранение данных граждан России в базах за границей не допускаются, кроме случаев пп. 2, 3, 4 и 8 ч. 1 ст. 6 (ч. 5 ст. 18). Бухгалтерию разбирает статья [о персональных данных в бухгалтерии](https://ftex.pro/blog/pdn-v-buhgalterii/).

 

## Документы и ознакомление под роспись

 

Закона с перечнем «кадровых документов по ПДн» нет: состав мер оператор определяет сам (ч. 1 ст. 18.1). Прямо названы немногие вещи: ознакомление работников под роспись с документами о порядке обработки и об их правах и обязанностях (п. 8 ст. 86 ТК), ознакомление работников, которые обрабатывают данные, с законодательством и локальными актами и (или) их обучение (п. 6 ч. 1 ст. 18.1), публикация политики (ч. 2 ст. 18.1) и назначение ответственного для юридического лица (ст. 22.1). Порядок хранения и использования данных работников устанавливает работодатель с соблюдением ТК и федеральных законов (ст. 87 ТК).

 

Положение об обработке, перечни, обязательство о неразглашении, приказы — наша рекомендация, а не обязательные названия. Как это выглядит на практике: [документы по ПДн для кадров](https://ftex.pro/blog/dokumenty-po-pdn-dlya-kadrov/), [положение об обработке](https://ftex.pro/blog/polozhenie-ob-obrabotke-personalnyh-dannyh/), [приказ об ответственном](https://ftex.pro/blog/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-pdn/), [обязательство о неразглашении](https://ftex.pro/blog/obyazatelstvo-o-nerazglashenii-pdn/), [порядок утверждения документов](https://ftex.pro/blog/kak-utverdit-dokumenty-po-pdn/). Общий обзор — в хабе [о документах по персональным данным](https://ftex.pro/blog/dokumenty-po-personalnym-dannym/), о политике — в хабе [о политике обработки](https://ftex.pro/blog/politika-obrabotki-personalnyh-dannyh/).

 

## Права работника и запросы

 

Статья 89 ТК даёт работнику право на полную информацию о его данных и их обработке, бесплатный доступ к данным, включая копии любой записи, содержащей его данные (кроме случаев, предусмотренных федеральным законом), на исправление неверных и неполных данных и обжалование неправомерных действий в суд. Закон о персональных данных добавляет сроки: информацию по запросу предоставляют в течение десяти рабочих дней, срок можно продлить не более чем на пять рабочих дней с мотивированным уведомлением (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20). Изменения вносят в течение семи рабочих дней после подтверждающих сведений (ч. 3 ст. 20). Как принимать и отвечать на обращения: [правила рассмотрения запросов](https://ftex.pro/blog/pravila-rassmotreniya-zaprosov-subektov-pdn/) и [ответ на запрос субъекта](https://ftex.pro/blog/otvet-na-zapros-subekta-pdn/).

 

## Бывшие работники: сколько хранить данные

 

Одного срока «для всех личных дел» в законе о персональных данных нет. Общее правило: хранить не дольше, чем требуют цели обработки, если срок хранения не установлен федеральным законом или договором (ч. 7 ст. 5). Когда цель достигнута, обработку прекращают и данные уничтожают в срок не более тридцати дней, если иное не предусмотрено договором или соглашением либо если оператор не вправе обрабатывать данные без согласия (ч. 4 ст. 21).

 

Для кадровых документов срок хранения задаёт архивное законодательство, перечень типовых документов утверждает Росархив. Цифры мы здесь не приводим: текст перечня мы для этой статьи не открывали, сверьте сроки по действующему перечню. Для бухгалтерских документов закон о бухучёте называет минимум: не менее пяти лет после отчётного года, в сроки по правилам архивного дела (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Роскомнадзор в разъяснениях пишет, что данные уволенного работодатель вправе обрабатывать в случаях и в сроки, предусмотренные федеральным законодательством, согласие тогда не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6).

 

- **В день увольнения** работодатель выдаёт трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и производит расчёт, а по письменному заявлению выдаёт заверенные копии документов, связанных с работой (ст. 84.1 ТК).
- **Закон о персональных данных не применяется** к организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов по законодательству об архивном деле (п. 2 ч. 2 ст. 1). По нашему прочтению, речь о документах, которые уже стали архивными.
- **Когда срок вышел,** данные уничтожают, а уничтожение подтверждают (ч. 7 ст. 21, приказ Роскомнадзора № 179): [акт об уничтожении](https://ftex.pro/blog/akt-unichtozheniya-personalnyh-dannyh/) обязателен (при автоматизированной обработке к нему добавляется выгрузка из журнала, хранить документы 3 года с момента уничтожения). Комиссия по уничтожению — наша рекомендация, закон её не требует: [комиссия по уничтожению](https://ftex.pro/blog/komissiya-po-unichtozheniyu-pdn/).

 

## Соискатели и резюме

 

Соискатель ещё не работник, и ст. 86 ТК о нём прямо не говорит. Роскомнадзор в разъяснениях считает, что согласие нужно на срок принятия решения о приёме или отказе. Исключение по тем же разъяснениям: резюме прислало кадровое агентство, с которым у соискателя договор. Про резюме, которое человек сам разместил в интернете, в старых разъяснениях говорилось, что согласие не нужно, но норма об общедоступных данных (п. 10 ч. 1 ст. 6) утратила силу с 1 марта 2021 года; по ст. 10.1 доказывать законность обработки раскрытых данных должен оператор (ч. 2), поэтому мы советуем брать согласие. После отказа сведения уничтожают в течение 30 дней, что совпадает с ч. 4 ст. 21. Резюме неизвестного автора по разъяснениям уничтожают в день поступления. Кадровый резерв — по тем же разъяснениям только с согласия соискателя (для действующих сотрудников возможно, если предусмотрено их трудовыми договорами). Подробно — в статье о [согласии соискателя](https://ftex.pro/blog/soglasie-soiskatelya-na-obrabotku-pdn/). Это позиция ведомства, а не норма закона, и мы советуем брать согласие.

 

## Иностранные работники

 

Определение персональных данных не зависит от гражданства (п. 1 ст. 3), поэтому принципы и права те же. Основание для приёма и миграционных обязанностей работодателя — закон и трудовой договор. Согласие нужно там, где этих оснований нет: передача данных подрядчику, публикация фото, рассылки, биометрия. Запрет на базы за границей сформулирован для данных граждан России (ч. 5 ст. 18); если база общая, мы рекомендуем хранить её целиком в России. Требований к языку согласия в ст. 9 мы не нашли, но согласие должно быть информированным. Таблица и образцы — в статье о [согласии иностранного гражданина](https://ftex.pro/blog/soglasie-inostrannogo-grazhdanina-na-obrabotku-pdn/). Миграционные уведомления мы не оформляем.

 

## Кадровое агентство и подбор персонала

 

Если подбор поручен агентству, действует ч. 3 ст. 6: поручение обработки идёт на основании договора, с согласия субъекта, если иное не установлено законом. Обработчик обязан соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность, а в поручении определяют перечень данных, действия и цели. Отдельный случай по разъяснениям Роскомнадзора: агентство действует от имени соискателя по его договору, тогда согласие соискателя работодателю не требуется. Что именно передаёт агентство работодателю, фиксируйте в договоре.

 

## Какая ответственность у работодателя

 

| Нарушение | Часть ст. 13.11 КоАП | Организация | ИП |
|---|---|---|---|
| Обработка в случаях, не предусмотренных законом, или несовместимая с целями сбора | ч. 1 | 150–300 тыс. ₽ | 50–100 тыс. ₽ (как должностное лицо) |
| Нет письменного согласия там, где оно обязательно, или ошибки в его составе | ч. 2 | 300–700 тыс. ₽ | 100–300 тыс. ₽ (как должностное лицо) |
| Не опубликована политика | ч. 3 | 30–60 тыс. ₽ | 10–20 тыс. ₽ |
| Не подано уведомление | ч. 10 | 100–300 тыс. ₽ (коммерческая организация; у НКО и госорганов по прим. 2 штрафуют должностное лицо, 30–50 тыс. ₽) | 100–300 тыс. ₽ (как юрлицо, прим. 1) |

 

Суммы взяты из текста статьи 13.11, это границы диапазонов, а не фиксированные штрафы. В частях 1 и 2 у ИП своей строки нет: он отвечает как должностное лицо (ст. 2.4 КоАП). Срок давности — один год (ст. 4.5). По ТК лица, виновные в нарушении норм об обработке данных работника, привлекаются к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном законами (ст. 90). Работника, который разгласил данные другого работника, можно уволить по подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК: [об ответственности работника за разглашение ПДн](https://ftex.pro/blog/otvetstvennost-rabotnika-za-razglashenie-pdn/). Общая картина штрафов — в статье [о штрафах за персональные данные](https://ftex.pro/blog/shtrafy-za-personalnye-dannye/).

 

## Как мы помогаем работодателям

 

ФТИ — учебный центр, персональными данными мы занимаемся для себя каждый день. Услуги ведёт юрист, работаем дистанционно по всей России. Что можно заказать:

 

- **[Документы по 152-ФЗ](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/) — 9 900 ₽.** Юрист разбирает, какие данные сотрудников вы собираете, зачем, где храните и кто имеет доступ, затем пишет политику, согласия для сотрудников и форм, положение об обработке, приказ об ответственном, перечни, инструкции. Правки включены, пока вы не напишете «принимаю». Состав называем после разбора, до оплаты.
- **[Уведомление в Роскомнадзор под ключ](https://ftex.pro/uvedomlenie-v-roskomnadzor/) — 4 900 ₽.** Подадим за вас.
- **[Сопровождение по персональным данным](https://ftex.pro/soprovozhdenie-po-pdn/) — 1 990 ₽ в месяц или 19 900 ₽ в год.** Изменения в реестре, обновление документов, консультации.

 

Пакет «Старт» — уведомление, документы по 152-ФЗ и документы для сайта — стоит 14 900 ₽ вместо 18 700 ₽. Все [услуги ФТИ](https://ftex.pro/uslugi/) собраны на одной странице. Для ответственного за персональные данные есть курс [«Защита персональных данных»](https://ftex.pro/kursy/zashchita-personalnyh-dannyh/): повышение квалификации, 72 часа, дистанционно, удостоверение с записью в ФИС ФРДО. Курс не выдаёт готовых документов и не подаёт уведомление. На программу принимают с образованием не ниже среднего профессионального (ч. 3 ст. 76 закона № 273-ФЗ).

 

Разбор вашего учёта, документы под ваш бизнес, правки до «принимаю» · состав называем до оплаты

 

Кадровые данные в порядке без лишних бумаг

 

[Получить разбор →](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/)

 

## Данные по группам людей и отраслям: карта цикла

 

Эта статья — хаб. Данные других групп людей и отраслей разобраны отдельно:

 

- [Какие данные сотрудника можно собирать](https://ftex.pro/blog/kakie-personalnye-dannye-sotrudnika-mozhno-sobirat/) — по этапам: приём, работа, увольнение.
- [Персональные данные клиентов](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-klientov/) — основания, состав, хранение.
- [Персональные данные детей](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-detej/) — кто решает и где публиковать.
- [Персональные данные родителей](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-roditelej/) и законных представителей.
- [Персональные данные контрагентов](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-kontragentov/) и их представителей.
- [Персональные данные в школе](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-v-shkole/) и [в детском саду](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-v-detskom-sadu/).
- [Колледж и вуз](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-v-kolledzhe-i-vuze/): абитуриенты и студенты.
- [Медицинская организация](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-v-medicinskoj-organizacii/) и [врачебная тайна и персональные данные](https://ftex.pro/blog/vrachebnaya-tajna-i-personalnye-dannye/).
- [Гостиница и хостел](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-v-gostinice/); [интернет-магазин](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-v-internet-magazine/); [управляющая компания и ТСЖ](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-v-upravlyayushchej-kompanii-i-tszh/).
- [Салон красоты и фитнес-клуб](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-v-salone-krasoty-i-fitnes-klube/); [видеонаблюдение](https://ftex.pro/blog/videonablyudenie-i-personalnye-dannye/); [учебный центр](https://ftex.pro/blog/personalnye-dannye-v-uchebnom-centre/).

 

## Нормативные документы

 

На эти документы опирается статья. Ссылки ведут на официальные тексты в справочных правовых системах.

 

- [Трудовой кодекс РФ, статья 65 — документы, предъявляемые при заключении трудового договора](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/b618fae23b33471d3e7e3e373dd93fcced4356b8/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 86 — общие требования при обработке персональных данных работника](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/01f6157ff985b3cbbb50eb88fa6e26f30202532a/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 87 — хранение и использование персональных данных работников](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/5306cad05a42e82b2c1bdee218944dbba33cd852/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 88 — передача персональных данных работника](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/693c16ad10f7f494a958cb007737bd678c221d4c/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 89 — права работников в целях защиты персональных данных](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/dc0a9a9993940d29a8daafe8144d3454c11b92cc/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 90 — ответственность за нарушение норм об обработке данных работника](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/c3be99092ba7b07c366a06164bb2b2b135873064/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 84.1 — общий порядок оформления прекращения трудового договора](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/cc8071b6b37792778d4ce9fba7e76c373edc0618/)
- [Трудовой кодекс РФ, статья 81 — расторжение договора по инициативе работодателя, подпункт «в» пункта 6](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/6a7ba42d8fda3a1ba186a9eb5c806921998ae7d1/)
- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 6 — условия обработки, пункты 2 и 5 части 1, часть 3](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/315f051396c88f1e4f827ba3f2ae313d999a1873/)
- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 10 — специальные категории, пункт 2.3 части 2](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/26edb2934b899bf9c74c3a8f7e574651c6565e6d/)
- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 11 — биометрические персональные данные](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/7336c78762a98b5f4f698b8c3800dca1111acc16/)
- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 21 — уничтожение данных, части 4 и 7](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/d3fe43a7c415353b17faab255bc0de92bea127da/)
- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 18.1 — меры оператора, ознакомление работников](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/eeeebe22bf738fd65bb66b95cc278911ae2525ee/)
- [Федеральный закон № 402-ФЗ, статья 29 — хранение документов бухгалтерского учёта](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/eb7eaf7415d317fa9daf978473137c9209c1e1d7/)
- [КоАП РФ, статья 13.11 — нарушение законодательства в области персональных данных](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/1f421640c6775ff67079ebde06a7d2f6d17b96db/)
- [Разъяснения Роскомнадзора о данных работников, соискателей и лиц в кадровом резерве (позиция ведомства)](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_139574/)

## Частые вопросы

### Нужно ли согласие работника на обработку персональных данных?

Для обычного кадрового учёта нет: основание дают закон и трудовой договор (пп. 2 и 5 ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ, ст. 65 и 86 ТК), если объём данных не выходит за цели. Согласие нужно в отдельных случаях: данные у третьих лиц, передача третьей стороне, поручение обработки, биометрия, публикация фото.

### Какие документы можно требовать у поступающего на работу?

Только те, что предусмотрены ТК, федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства (ст. 65 ТК). Требовать другие документы запрещено. В отдельных случаях закон может добавить дополнительные документы с учётом специфики работы.

### Сколько хранить данные уволенных работников?

Единого срока в законе о персональных данных нет. Хранить можно не дольше, чем требуют цели, если срок не задан федеральным законом или договором (ч. 7 ст. 5). Сроки для кадровых документов задаёт архивное законодательство, для бухгалтерских — не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Когда срок вышел, данные уничтожают.

### Нужно ли подавать уведомление в Роскомнадзор, если у нас только данные работников?

Да. Исключения для работников и трудовых договоров утратили силу с 1 сентября 2022 года. Если кадры ведутся в 1С, таблице или программе, это автоматизация, и уведомление подают до начала обработки (ч. 1 ст. 22). Не нужно оно только при обработке исключительно без средств автоматизации.

### Можно ли передать данные работников бухгалтерской фирме?

Можно по договору поручения. По тексту ч. 3 ст. 6 поручение идёт с согласия субъекта, если иное не предусмотрено законом, а ст. 88 ТК требует письменного согласия на передачу третьей стороне. Бухгалтерский аутсорс среди исключений не назван, поэтому берите согласие работников.

### Нужно ли согласие, если резюме пришло с сайта вакансий?

В старых разъяснениях Роскомнадзора говорилось, что согласие не нужно, но основание об общедоступных данных (п. 10 ч. 1 ст. 6) утратило силу с 1 марта 2021 года, а по ст. 10.1 законность обработки раскрытых данных доказывает оператор. Поэтому мы советуем брать согласие и тогда, когда человек сам разместил резюме, и тем более когда он откликнулся на вашу вакансию.

### Как ознакомить работников с документами об обработке данных?

Под роспись: работники и их представители должны быть ознакомлены с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки данных, а также со своими правами и обязанностями (п. 8 ст. 86 ТК). Форму листа ознакомления закон не задаёт.

### Обязан ли работодатель выдать работнику копии документов из его дела?

Работник вправе получить бесплатный доступ к своим данным, включая копии любой записи, содержащей его данные, кроме случаев, предусмотренных федеральным законом (ст. 89 ТК). По запросу информацию предоставляют в течение десяти рабочих дней (ч. 3 ст. 14). При увольнении по письменному заявлению выдают заверенные копии документов, связанных с работой (ст. 84.1 ТК).

### Какой штраф за нарушения при обработке данных работников?

Зависит от нарушения. Обработка вне случаев, предусмотренных законом, — ч. 1 ст. 13.11 КоАП, организации 150–300 тыс. ₽. Нет письменного согласия там, где оно обязательно, — ч. 2, организации 300–700 тыс. ₽. Не опубликована политика — ч. 3, организации 30–60 тыс. ₽. Не подано уведомление — ч. 10, организации и ИП 100–300 тыс. ₽. Это границы диапазонов, а не фиксированные суммы.

### Сколько стоит подготовить документы по персональным данным работников у ФТИ?

Пакет «Документы по 152-ФЗ» стоит 9 900 ₽: юрист разбирает ваш учёт и пишет политику, согласия для сотрудников и форм, положение об обработке, приказ об ответственном, перечни и инструкции. Правки включены до вашего «принимаю», состав называем до оплаты. Уведомление в Роскомнадзор — 4 900 ₽, пакет «Старт» с документами и документами для сайта — 14 900 ₽ вместо 18 700 ₽.