# Журнал учёта носителей персональных данных: образец и нормы

> Источник: https://ftex.pro/blog/zhurnal-ucheta-nositelej-pdn/  
> Опубликовано: 07.10.2026  
> Раздел: Персональные данные  
> Описание: Журнал учёта носителей персональных данных: п. 5 ч. 2 ст. 19 ФЗ-152, ПП № 1119 и № 687, нужен ли журнал вам, образец таблицы и порядок выбытия носителя.  
> Издатель: Финансово-технологический институт (ftex.pro), образовательная лицензия Л035-01270-29/05390506

**Коротко: «учёт машинных носителей персональных данных» закон называет прямо, но название и форму журнала не задаёт.** Он указан среди способов обеспечения безопасности данных в п. 5 ч. 2 ст. 19 ФЗ-152. Постановление № 1119 для информационных систем требует обеспечивать сохранность носителей (п. 13 «б»), а постановление № 687 для бумажных носителей требует определить места хранения и лиц с доступом (п. 13). Журнал из таблицы — наша рекомендация, самый простой способ показать, что учёт ведётся.

 

Документы по 152-ФЗ под ваш бизнес · правки до вашего «принимаю» · состав называем до оплаты

 

Журналы, инструкции, перечни и локальные акты под вашу ситуацию — 9 900 ₽

 

[Собрать пакет под мой бизнес →](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/)

 

**Главное**

 

- **Закон называет учёт машинных носителей** среди способов обеспечения безопасности (п. 5 ч. 2 ст. 19). Журнала по названию в законе нет.
- **В постановлении № 1119 слов «учёт носителей» мы не нашли.** Там стоит обеспечение сохранности носителей (п. 13 «б»).
- **Бумажные носители:** постановление № 687 требует определить места хранения и лиц с доступом, хранить раздельно по целям (п. 13–15).
- **Нет съёмных носителей с данными.** Если все данные в облачной системе, а флешки запрещены, журнал съёмных носителей, по нашему прочтению, может не понадобиться. Но встроенные диски компьютеров и серверов тоже могут считаться машинными носителями, закон прямо этого не разграничивает.
- **Выбыл носитель:** уничтожение подтверждается актом по приказу Роскомнадзора № 179.
- **Форма журнала** наша рекомендация: образец ниже.

 

## Что именно учитывают

 

В ст. 3 ФЗ-152 определения «машинный носитель» нет. На практике так называют съёмные устройства, на которых оказываются данные. Типы носителей и применимые нормы:

 

| Носитель | Пример | Что говорит норма | Что делать на практике |
|---|---|---|---|
| Машинные носители | Флеш-накопитель, внешний диск, карта памяти, оптический диск | Учёт машинных носителей назван в п. 5 ч. 2 ст. 19 | Вести журнал, маркировать, выдавать под подпись |
| Бумажные и другие материальные носители при обработке без средств автоматизации | Анкеты, личные дела, журналы с данными | Определить места хранения и перечень лиц с доступом (п. 13 ПП № 687), хранить раздельно по целям (п. 14), обеспечить сохранность (п. 15) | Шкаф с замком, список допущенных, журнал выдачи — практика |
| Ноутбуки, рабочие компьютеры, серверы | Устройства, на которых данные хранятся постоянно | Отдельной нормы об учёте мы не нашли. Относятся к информационной системе, где данные обрабатываются | По нашему прочтению, учёт можно вести через перечень систем и опись техники |

 

Перечень систем и устройств: [перечень ИСПДн](https://ftex.pro/blog/perechen-ispdn/).

 

## Что говорят постановления № 1119 и № 687

 

- **Постановление № 1119, п. 13 «б».** Для информационных систем среди требований первой ступени (4-й уровень, дальше они наслаиваются на остальные уровни по п. 14–16) названо обеспечение сохранности носителей персональных данных. Слово «учёт» там не стоит. По нашему прочтению, как именно обеспечивать сохранность, определяет оператор.
- **Постановление № 1119, п. 13 «а» и «в».** Режим помещений с системой и документ с перечнем лиц, доступ которых необходим для работы. Журнал носителей работает вместе с ними.
- **Постановление № 687, п. 4 и 5.** Данные при обработке без автоматизации обособляют на отдельных носителях, нельзя фиксировать на одном носителе данные с заведомо несовместимыми целями.
- **Постановление № 687, п. 13–15.** По каждой категории данных можно определить места хранения и перечень лиц, имеющих доступ. Хранить раздельно носители с разными целями. Условия сохранности и исключения несанкционированного доступа, перечень мер, порядок их принятия и ответственных устанавливает оператор.

 

Состав мер защиты для каждого уровня определяют уполномоченные федеральные органы (ч. 4 ст. 19). Это отдельная тема, здесь мы её не разбираем. Общий порядок защиты: [положение о защите персональных данных](https://ftex.pro/blog/polozhenie-o-zashchite-personalnyh-dannyh/).

 

## Нужен ли журнал вам

 

Решает не размер бизнеса, а то, на чём лежат данные.

 

- **Данные только в облачной системе, флешки и диски не используются.** Журнал съёмных носителей, по нашему прочтению, может не понадобиться. Запрет личных носителей запишите в инструкцию работникам (наша рекомендация).
- **Иногда данные выгружают на флешку или диск.** Эти носители нужно учитывать, журнал самый простой способ.
- **Есть бумажные архивы.** По постановлению № 687 нужны места хранения и список допущенных; журнал выдачи удобен, но не обязателен.

 

## Образец таблицы журнала

 

Образец, подставьте свои данные. Носители вымышленные. Колонки наша рекомендация.

 

| № | Носитель | Учётный номер | Где используется | Поставлен на учёт | Выдан (ФИО, дата, подпись) | Возврат | Снят с учёта |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Внешний диск, 1 ТБ, серийный № | МН-001 | Резервная копия кадровой базы |  | Иванов И. И.,, подпись |  | — |
| 2 | Флеш-накопитель, 64 ГБ, серийный № | МН-002 | Передача отчётов бухгалтеру |  | Петрова А. А.,, подпись | — | , причина, акт № __ |

 

## Как вести журнал

 

- **Определите ответственного** за носители. Например, ответственный за обработку: [кто им должен быть](https://ftex.pro/blog/otvetstvennyj-za-obrabotku-personalnyh-dannyh/).
- **Присвойте учётные номера** и промаркируйте носители.
- **Храните в запираемом шкафу или сейфе** и выдавайте под подпись на срок задачи.
- **Сверяйте с описью.** Раз в год или при смене ответственного: наша рекомендация.
- **Закрепите правила** в инструкции работникам и положении о защите. Закон документ не называет, это практика.

 

**Если носитель потерян.** Утеря сама по себе не всегда инцидент. Уведомление Роскомнадзора по ч. 3.1 ст. 21 нужно в случае неправомерной или случайной передачи, доступа, повлёкшей нарушение прав субъектов; в течение 24 часов с момента выявления. Оценивать, произошло ли это, нужно по обстоятельствам. Подробнее: [утечка за 24 часа](https://ftex.pro/blog/utechka-personalnyh-dannyh-24-chasa/).

 

**Если носитель выбывает.** Если это уничтожение по ст. 21, оно подтверждается актом об уничтожении (списание носителя вне случаев ст. 21 — практика), а при обработке с автоматизацией ещё и выгрузкой из журнала регистрации событий (приказ РКН № 179, п. 2). Какие сведения вносить о носителе, зависит от вида обработки: п. 3 «е» и «ж» приказа. Разбор и образец акта: [акт уничтожения](https://ftex.pro/blog/akt-unichtozheniya-personalnyh-dannyh/). Кто принимает решение об уничтожении: [комиссия по уничтожению](https://ftex.pro/blog/komissiya-po-unichtozheniyu-pdn/).

 

## Типичные ошибки

 

- **Журнал есть, носителей в нём нет.** Реальные флешки ходят по офису, а в журнале три диска из прошлого года.
- **Личные носители работников.** Данные уходят домой, а учёта нет.
- **Нет ответственного** и нет подписи при выдаче.
- **Носитель списан без акта.** Через год не доказать, что данные уничтожены.
- **Одна флешка для разных целей.** Для материальных носителей при обработке без автоматизации это требования п. 5 и 14 постановления № 687, для машинных носителей разумно держать то же правило (наше прочтение).

 

## Что бывает за нарушение

 

Ч. 6 ст. 13.11 КоАП наказывает невыполнение условий, обеспечивающих сохранность данных при хранении материальных носителей при обработке без средств автоматизации и исключающих несанкционированный доступ, если это повлекло неправомерный или случайный доступ к данным, их уничтожение, изменение, блокирование, копирование, предоставление, распространение либо иные неправомерные действия. Штраф: должностные лица 8–20 тыс. ₽, ИП 20–40 тыс. ₽, организации 50–100 тыс. ₽. За одно только отсутствие журнала норм ответственности мы не нашли. Общая картина: [штрафы за персональные данные](https://ftex.pro/blog/shtrafy-za-personalnye-dannye/).

 

## Как мы помогаем

 

ФТИ — учебный центр, персональными данными мы занимаемся для себя каждый день. Услуги ведёт юрист, работаем дистанционно по всей России. Сразу о границах: шифрование носителей, настройку защиты, установку средств защиты информации и аттестацию мы не берём: это работы для ИТ-специалиста, а для части из них нужна лицензия.

 

- **[Документы по 152-ФЗ](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/) — 9 900 ₽.** Политика, согласия, положение, приказ об ответственном, перечни, инструкции и журналы по вашей ситуации. Правки включены, пока вы не примете пакет. Состав называем после разбора, до оплаты.
- **[Модель угроз и уровень защищённости](https://ftex.pro/model-ugroz-pdn/) — от 12 900 ₽.** Только документы: тип угроз, уровень по постановлению № 1119 и перечень мер.
- **[Сопровождение](https://ftex.pro/soprovozhdenie-po-pdn/) — 1 990 ₽ в месяц или 19 900 ₽ в год.** Обновляем документы при изменениях. Все [услуги ФТИ](https://ftex.pro/uslugi/): пакет «Старт» 14 900 ₽ вместо 18 700 ₽.

 

Консультация бесплатная · скажем честно, что вам нужно, а что нет

 

Разберём, нужен ли вам журнал носителей и что в него записывать

 

[Узнать, что нужно мне →](https://ftex.pro/dokumenty-po-152-fz/)

 

Остальные документы комплекта: хаб [документы по персональным данным](https://ftex.pro/blog/dokumenty-po-personalnym-dannym/), хаб [политика обработки](https://ftex.pro/blog/politika-obrabotki-personalnyh-dannyh/); соседний журнал: [журнал обращений субъектов](https://ftex.pro/blog/zhurnal-ucheta-obrashchenij-subektov-pdn/).

 

## Нормативные документы

 

На эти документы опирается статья. Ссылки ведут на официальные тексты в справочных правовых системах.

 

- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 19 — меры по обеспечению безопасности, часть 2 пункт 5 об учёте машинных носителей](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/ca9e5658710519f09ab2fdb8196fcb3eb024a051/)
- [Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 — требования к защите данных в информационных системах, пункт 13](https://base.garant.ru/70252506/)
- [Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 — обработка данных без использования средств автоматизации, пункты 4, 5, 13–15](https://base.garant.ru/193875/)
- [Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 — требования к подтверждению уничтожения персональных данных](https://base.garant.ru/405821247/)
- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 21 — часть 3.1 об инцидентах, часть 7 о подтверждении уничтожения](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/d3fe43a7c415353b17faab255bc0de92bea127da/)
- [Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 3 — основные понятия](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/4f41fe599ce341751e4e34dc50a4b676674c1416/)
- [КоАП РФ, статья 13.11 — нарушение законодательства в области персональных данных, часть 6](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/1f421640c6775ff67079ebde06a7d2f6d17b96db/)

## Частые вопросы

### Обязателен ли журнал учёта носителей персональных данных?

Название «журнал» закон не задаёт. Он называет учёт машинных носителей среди способов обеспечения безопасности данных (п. 5 ч. 2 ст. 19 ФЗ-152). Формат оператор выбирает сам, журнал это наша рекомендация.

### Что говорит постановление № 1119 об учёте носителей?

Слов «учёт носителей» в тексте постановления мы не нашли. В п. 13 «б» стоит требование обеспечить сохранность носителей персональных данных, оно действует для информационных систем всех уровней защищённости.

### Что считается машинным носителем?

Определения в ст. 3 ФЗ-152 нет. На практике это флеш-накопители, внешние диски, карты памяти, оптические диски. Относить ли к ним ноутбуки и серверы, оператор решает в своих документах, по нашему прочтению их проще вести через перечень систем.

### Что делать с бумажными носителями?

Для обработки без средств автоматизации действует постановление № 687: определить места хранения и перечень лиц с доступом (п. 13), хранить раздельно носители с разными целями (п. 14), обеспечить сохранность и исключить несанкционированный доступ (п. 15).

### Что записывать в журнал учёта носителей?

Тип и серийный номер, учётный номер, где используется, дату постановки на учёт, кому и когда выдан, возврат, снятие с учёта. Колонки наша рекомендация.

### Нужен ли журнал, если вся работа в облаке?

Если на съёмные носители данные не копируются, журнал съёмных носителей, по нашему прочтению, может не понадобиться (встроенные диски компьютеров вопрос отдельный). Запрет на личные носители стоит записать в инструкцию. Саму облачную систему при этом записывают в перечень систем.

### Как оформить уничтожение носителя?

Актом об уничтожении по приказу Роскомнадзора № 179. При обработке с автоматизацией нужны акт и выгрузка из журнала регистрации событий. Акт и выгрузка хранятся 3 года с момента уничтожения (п. 8).

### Что делать, если флешку с данными потеряли?

Оценить, произошла ли неправомерная или случайная передача данных, повлёкшая нарушение прав субъектов. Если да, оператор уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов с момента выявления и представляет итоги расследования в течение 72 часов (ч. 3.1 ст. 21).

### Есть ли штраф за отсутствие журнала носителей?

Отдельной нормы за отсутствие журнала мы не нашли. По ч. 6 ст. 13.11 КоАП наказывается невыполнение условий сохранности материальных носителей при обработке без средств автоматизации, если это повлекло неправомерный или случайный доступ к данным либо иные неправомерные действия.

### Составит ли ФТИ журнал учёта носителей и сколько это стоит?

Журналы входят в пакет «Документы по 152-ФЗ» за 9 900 ₽. Сначала разбираем, где у вас лежат данные, состав называем до оплаты, правки включены. Шифрование, настройку защиты и средства защиты информации мы не берём.