Персональные данные

Журнал учёта носителей персональных данных: образец и нормы

Редактор ФТИ 7 октября 2026 8 мин чтения

Коротко

Закон называет учёт машинных носителей персональных данных среди мер защиты, но не задаёт форму журнала. Разбираем, что говорят ФЗ-152 и постановления № 1119 и № 687, нужен ли журнал вам, как его вести и как оформить выбытие носителя.

Коротко: «учёт машинных носителей персональных данных» закон называет прямо, но название и форму журнала не задаёт. Он указан среди способов обеспечения безопасности данных в п. 5 ч. 2 ст. 19 ФЗ-152. Постановление № 1119 для информационных систем требует обеспечивать сохранность носителей (п. 13 «б»), а постановление № 687 для бумажных носителей требует определить места хранения и лиц с доступом (п. 13). Журнал из таблицы — наша рекомендация, самый простой способ показать, что учёт ведётся.

Документы по 152-ФЗ под ваш бизнес · правки до вашего «принимаю» · состав называем до оплаты

Журналы, инструкции, перечни и локальные акты под вашу ситуацию — 9 900 ₽

Собрать пакет под мой бизнес →

Главное

Закон называет учёт машинных носителей среди способов обеспечения безопасности (п. 5 ч. 2 ст. 19). Журнала по названию в законе нет.
В постановлении № 1119 слов «учёт носителей» мы не нашли. Там стоит обеспечение сохранности носителей (п. 13 «б»).
Бумажные носители: постановление № 687 требует определить места хранения и лиц с доступом, хранить раздельно по целям (п. 13–15).
Нет съёмных носителей с данными. Если все данные в облачной системе, а флешки запрещены, журнал съёмных носителей, по нашему прочтению, может не понадобиться. Но встроенные диски компьютеров и серверов тоже могут считаться машинными носителями, закон прямо этого не разграничивает.
Выбыл носитель: уничтожение подтверждается актом по приказу Роскомнадзора № 179.
Форма журнала наша рекомендация: образец ниже.

Что именно учитывают

В ст. 3 ФЗ-152 определения «машинный носитель» нет. На практике так называют съёмные устройства, на которых оказываются данные. Типы носителей и применимые нормы:

Носитель	Пример	Что говорит норма	Что делать на практике
Машинные носители	Флеш-накопитель, внешний диск, карта памяти, оптический диск	Учёт машинных носителей назван в п. 5 ч. 2 ст. 19	Вести журнал, маркировать, выдавать под подпись
Бумажные и другие материальные носители при обработке без средств автоматизации	Анкеты, личные дела, журналы с данными	Определить места хранения и перечень лиц с доступом (п. 13 ПП № 687), хранить раздельно по целям (п. 14), обеспечить сохранность (п. 15)	Шкаф с замком, список допущенных, журнал выдачи — практика
Ноутбуки, рабочие компьютеры, серверы	Устройства, на которых данные хранятся постоянно	Отдельной нормы об учёте мы не нашли. Относятся к информационной системе, где данные обрабатываются	По нашему прочтению, учёт можно вести через перечень систем и опись техники

Перечень систем и устройств: перечень ИСПДн.

Что говорят постановления № 1119 и № 687

Постановление № 1119, п. 13 «б». Для информационных систем среди требований первой ступени (4-й уровень, дальше они наслаиваются на остальные уровни по п. 14–16) названо обеспечение сохранности носителей персональных данных. Слово «учёт» там не стоит. По нашему прочтению, как именно обеспечивать сохранность, определяет оператор.
Постановление № 1119, п. 13 «а» и «в». Режим помещений с системой и документ с перечнем лиц, доступ которых необходим для работы. Журнал носителей работает вместе с ними.
Постановление № 687, п. 4 и 5. Данные при обработке без автоматизации обособляют на отдельных носителях, нельзя фиксировать на одном носителе данные с заведомо несовместимыми целями.
Постановление № 687, п. 13–15. По каждой категории данных можно определить места хранения и перечень лиц, имеющих доступ. Хранить раздельно носители с разными целями. Условия сохранности и исключения несанкционированного доступа, перечень мер, порядок их принятия и ответственных устанавливает оператор.

Состав мер защиты для каждого уровня определяют уполномоченные федеральные органы (ч. 4 ст. 19). Это отдельная тема, здесь мы её не разбираем. Общий порядок защиты: положение о защите персональных данных.

Нужен ли журнал вам

Решает не размер бизнеса, а то, на чём лежат данные.

Данные только в облачной системе, флешки и диски не используются. Журнал съёмных носителей, по нашему прочтению, может не понадобиться. Запрет личных носителей запишите в инструкцию работникам (наша рекомендация).
Иногда данные выгружают на флешку или диск. Эти носители нужно учитывать, журнал самый простой способ.
Есть бумажные архивы. По постановлению № 687 нужны места хранения и список допущенных; журнал выдачи удобен, но не обязателен.

Образец таблицы журнала

Образец, подставьте свои данные. Носители вымышленные. Колонки наша рекомендация.

№	Носитель	Учётный номер	Где используется	Поставлен на учёт	Выдан (ФИО, дата, подпись)	Возврат	Снят с учёта
1	Внешний диск, 1 ТБ, серийный № [____]	МН-001	Резервная копия кадровой базы	[дата]	Иванов И. И., [дата], подпись	[дата]	—
2	Флеш-накопитель, 64 ГБ, серийный № [____]	МН-002	Передача отчётов бухгалтеру	[дата]	Петрова А. А., [дата], подпись	—	[дата], причина, акт № __

Как вести журнал

Определите ответственного за носители. Например, ответственный за обработку: кто им должен быть.
Присвойте учётные номера и промаркируйте носители.
Храните в запираемом шкафу или сейфе и выдавайте под подпись на срок задачи.
Сверяйте с описью. Раз в год или при смене ответственного: наша рекомендация.
Закрепите правила в инструкции работникам и положении о защите. Закон документ не называет, это практика.

Если носитель потерян. Утеря сама по себе не всегда инцидент. Уведомление Роскомнадзора по ч. 3.1 ст. 21 нужно в случае неправомерной или случайной передачи, доступа, повлёкшей нарушение прав субъектов; в течение 24 часов с момента выявления. Оценивать, произошло ли это, нужно по обстоятельствам. Подробнее: утечка за 24 часа.

Если носитель выбывает. Если это уничтожение по ст. 21, оно подтверждается актом об уничтожении (списание носителя вне случаев ст. 21 — практика), а при обработке с автоматизацией ещё и выгрузкой из журнала регистрации событий (приказ РКН № 179, п. 2). Какие сведения вносить о носителе, зависит от вида обработки: п. 3 «е» и «ж» приказа. Разбор и образец акта: акт уничтожения. Кто принимает решение об уничтожении: комиссия по уничтожению.

Типичные ошибки

Журнал есть, носителей в нём нет. Реальные флешки ходят по офису, а в журнале три диска из прошлого года.
Личные носители работников. Данные уходят домой, а учёта нет.
Нет ответственного и нет подписи при выдаче.
Носитель списан без акта. Через год не доказать, что данные уничтожены.
Одна флешка для разных целей. Для материальных носителей при обработке без автоматизации это требования п. 5 и 14 постановления № 687, для машинных носителей разумно держать то же правило (наше прочтение).

Что бывает за нарушение

Ч. 6 ст. 13.11 КоАП наказывает невыполнение условий, обеспечивающих сохранность данных при хранении материальных носителей при обработке без средств автоматизации и исключающих несанкционированный доступ, если это повлекло неправомерный или случайный доступ к данным, их уничтожение, изменение, блокирование, копирование, предоставление, распространение либо иные неправомерные действия. Штраф: должностные лица 8–20 тыс. ₽, ИП 20–40 тыс. ₽, организации 50–100 тыс. ₽. За одно только отсутствие журнала норм ответственности мы не нашли. Общая картина: штрафы за персональные данные.

Как мы помогаем

ФТИ — учебный центр, персональными данными мы занимаемся для себя каждый день. Услуги ведёт юрист, работаем дистанционно по всей России. Сразу о границах: шифрование носителей, настройку защиты, установку средств защиты информации и аттестацию мы не берём: это работы для ИТ-специалиста, а для части из них нужна лицензия.

Документы по 152-ФЗ — 9 900 ₽. Политика, согласия, положение, приказ об ответственном, перечни, инструкции и журналы по вашей ситуации. Правки включены, пока вы не примете пакет. Состав называем после разбора, до оплаты.
Модель угроз и уровень защищённости — от 12 900 ₽. Только документы: тип угроз, уровень по постановлению № 1119 и перечень мер.
Сопровождение — 1 990 ₽ в месяц или 19 900 ₽ в год. Обновляем документы при изменениях. Все услуги ФТИ: пакет «Старт» 14 900 ₽ вместо 18 700 ₽.

Консультация бесплатная · скажем честно, что вам нужно, а что нет

Разберём, нужен ли вам журнал носителей и что в него записывать

Узнать, что нужно мне →

Остальные документы комплекта: хаб документы по персональным данным, хаб политика обработки; соседний журнал: журнал обращений субъектов.

Нормативные документы

На эти документы опирается статья. Ссылки ведут на официальные тексты в справочных правовых системах.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта носителей персональных данных?

Название «журнал» закон не задаёт. Он называет учёт машинных носителей среди способов обеспечения безопасности данных (п. 5 ч. 2 ст. 19 ФЗ-152). Формат оператор выбирает сам, журнал это наша рекомендация.

Что говорит постановление № 1119 об учёте носителей?

Слов «учёт носителей» в тексте постановления мы не нашли. В п. 13 «б» стоит требование обеспечить сохранность носителей персональных данных, оно действует для информационных систем всех уровней защищённости.

Что считается машинным носителем?

Определения в ст. 3 ФЗ-152 нет. На практике это флеш-накопители, внешние диски, карты памяти, оптические диски. Относить ли к ним ноутбуки и серверы, оператор решает в своих документах, по нашему прочтению их проще вести через перечень систем.

Что делать с бумажными носителями?

Для обработки без средств автоматизации действует постановление № 687: определить места хранения и перечень лиц с доступом (п. 13), хранить раздельно носители с разными целями (п. 14), обеспечить сохранность и исключить несанкционированный доступ (п. 15).

Что записывать в журнал учёта носителей?

Тип и серийный номер, учётный номер, где используется, дату постановки на учёт, кому и когда выдан, возврат, снятие с учёта. Колонки наша рекомендация.

Нужен ли журнал, если вся работа в облаке?

Если на съёмные носители данные не копируются, журнал съёмных носителей, по нашему прочтению, может не понадобиться (встроенные диски компьютеров вопрос отдельный). Запрет на личные носители стоит записать в инструкцию. Саму облачную систему при этом записывают в перечень систем.

Как оформить уничтожение носителя?

Актом об уничтожении по приказу Роскомнадзора № 179. При обработке с автоматизацией нужны акт и выгрузка из журнала регистрации событий. Акт и выгрузка хранятся 3 года с момента уничтожения (п. 8).

Что делать, если флешку с данными потеряли?

Оценить, произошла ли неправомерная или случайная передача данных, повлёкшая нарушение прав субъектов. Если да, оператор уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов с момента выявления и представляет итоги расследования в течение 72 часов (ч. 3.1 ст. 21).

Есть ли штраф за отсутствие журнала носителей?

Отдельной нормы за отсутствие журнала мы не нашли. По ч. 6 ст. 13.11 КоАП наказывается невыполнение условий сохранности материальных носителей при обработке без средств автоматизации, если это повлекло неправомерный или случайный доступ к данным либо иные неправомерные действия.

Составит ли ФТИ журнал учёта носителей и сколько это стоит?

Журналы входят в пакет «Документы по 152-ФЗ» за 9 900 ₽. Сначала разбираем, где у вас лежат данные, состав называем до оплаты, правки включены. Шифрование, настройку защиты и средства защиты информации мы не берём.