Персональные данные

Журнал учёта обращений субъектов ПДн: образец и сроки ответа

Редактор ФТИ 7 октября 2026 8 мин чтения

Коротко

Закон не требует вести журнал обращений субъектов, но обязывает ответить в срок. Разбираем сроки по ст. 14, 20 и 21 ФЗ-152, образец таблицы журнала, как не создать новую проблему с данными заявителей и какие штрафы грозят по ч. 4 и 5 ст. 13.11.

Коротко: вести журнал обращений субъектов персональных данных закон не требует, это практика. Закон требует другого: ответить человеку в срок. Сведения об обработке нужно предоставить в течение десяти рабочих дней, срок можно продлить не более чем на пять рабочих дней (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20). Журнал нужен, чтобы видеть дату получения, крайний срок и результат по каждому обращению и уметь это показать.

Документы по 152-ФЗ под ваш бизнес · правки до вашего «принимаю» · состав называем до оплаты

Журналы, правила рассмотрения запросов и остальные документы под вас — 9 900 ₽

Собрать пакет под мой бизнес →

Главное

Журнал обращений закон не называет. Это наша рекомендация, которая помогает не пропустить сроки.
Сведения об обработке: 10 рабочих дней и до 5 рабочих дней продления при мотивированном уведомлении (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20).
Другие сроки разные: 7 рабочих дней на уточнение, 10 рабочих дней по требованию прекратить обработку, 30 дней после отзыва согласия.
Непредоставление информации субъекту и невыполнение его требования об уточнении, блокировании или уничтожении данных наказываются по ч. 4 и 5 ст. 13.11 КоАП соответственно, суммы ниже.
Сам журнал содержит персональные данные. Вносите минимум и ограничьте доступ.
«Журнал учёта ПДн» — не один документ: под этим названием ищут и журнал обращений, и учёт носителей, и реестр согласий.

Что люди называют журналом учёта персональных данных

Документа с таким названием в 152-ФЗ мы не нашли. Под запросом «журнал учёта персональных данных» ищут разные вещи, и все они практика:

Что имеют в виду	Для чего	Где разобрано
Журнал обращений субъектов	Фиксировать запросы людей и сроки ответа	Эта статья
Журнал учёта машинных носителей	Учёт флешек, дисков и других носителей с данными	журнал учёта носителей
Реестр согласий	Доказать получение согласия (ч. 3 ст. 9)	хранение согласий
Акт об уничтожении	Подтвердить уничтожение (приказ РКН № 179)	акт уничтожения

Что требует закон при обращении человека

Сведения. Человек вправе получить подтверждение обработки, правовые основания и цели, перечень своих данных, источник, сроки, сведения об обработчиках и другие данные из ч. 7 ст. 14. Сведения даются в доступной форме и без чужих персональных данных (ч. 2 ст. 14), ознакомление с данными безвозмездно (ч. 3 ст. 20).
Форма ответа. В той форме, в которой пришло обращение, если иное не указано в нём (ч. 3 ст. 14). Запрос может быть электронным с подписью.
Реквизиты запроса. В запросе должны быть номер документа, удостоверяющего личность, сведения о его выдаче, сведения об отношениях с оператором либо иные сведения, подтверждающие факт обработки данных, и подпись (ч. 3 ст. 14). Что делать, если реквизитов не хватает, закон прямо не говорит. По нашему прочтению, разумно письменно запросить недостающее в пределах срока.
Отказ. Только в письменной форме, мотивированно, со ссылкой на ч. 8 ст. 14 или другой закон, в срок до десяти рабочих дней с возможным продлением до пяти (ч. 2 ст. 20).
Повторный запрос. Обычно не ранее чем через 30 дней (ч. 4 ст. 14); раньше, если сведения даны не в полном объёме, с обоснованием (ч. 5). Отказ по повторному запросу должен быть мотивированным, а доказывать его обоснованность должен оператор (ч. 6).
Кто организует. В организации ответственный за обработку организует приём и обработку обращений и запросов и (или) контролирует их (п. 3 ч. 4 ст. 22.1). Подробнее: ответственный за обработку.

Сроки по разным обращениям

Что просит человек или орган	Срок	Норма
Сведения об обработке и ознакомление с данными	10 рабочих дней, продление не более чем на 5 при мотивированном уведомлении	Ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20
Мотивированный отказ в сведениях	10 рабочих дней, продление не более чем на 5	Ч. 2 ст. 20
Данные неточные или неполные: уточнить	7 рабочих дней со дня представления подтверждающих сведений	Ч. 3 ст. 20, ч. 2 ст. 21
Данные получены незаконно или не нужны для цели: уничтожить	7 рабочих дней со дня представления подтверждающих сведений	Ч. 3 ст. 20
Отзыв согласия	Прекратить обработку и, если сохранение данных не требуется, уничтожить: до 30 дней с даты поступления отзыва, если иное не предусмотрено договором или законом	Ч. 5 ст. 21
Требование прекратить обработку	10 рабочих дней, продление не более чем на 5; есть исключения по п. 2–11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 11	Ч. 5.1 ст. 21
Запрос Роскомнадзора	10 рабочих дней, продление не более чем на 5	Ч. 4 ст. 20

Срок считается с обращения или с даты получения запроса (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20), поэтому дату получения надо фиксировать первой. Ст. 21 различает и другие случаи, например выявленную неправомерную обработку: 3 рабочих дня на прекращение и 10 на уничтожение (ч. 3). Их смешивать не стоит. Подробные правила рассмотрения: правила рассмотрения запросов, форма ответа: ответ на запрос. Об отзыве: отзыв согласия и прекращение обработки.

Образец таблицы журнала

Образец, подставьте свои данные. Люди и строки вымышленные. Колонки наша рекомендация.

№, дата получения	Заявитель, способ обращения	Суть обращения	Крайний срок	Исполнитель	Ответ: дата и способ	Результат
1, 12.10	Иванов И. И., письмо на e-mail	Запрос сведений об обработке (ч. 7 ст. 14)	Получение + 10 рабочих дней	Ответственный за ПДн	[дата], тем же способом	Сведения предоставлены
2, 14.10	Петрова А. А., письмо по почте	Уточнить номер телефона, приложен документ	Представление сведений + 7 рабочих дней	Специалист по кадрам	[дата], письмо	Данные уточнены, субъект уведомлен
3, 20.10	Сидоров В. В., форма на сайте	Отзыв согласия на рассылку	Рассылка сразу, данные до 30 дней	Маркетолог	[дата], e-mail	Рассылка остановлена, данные уничтожены, акт № __

Как вести журнал

Записывайте в день получения. Из даты вытекает срок.
Определите вид обращения по таблице сроков и сразу поставьте крайнюю дату.
Назначьте исполнителя. Один ответственный за контроль, остальные по вопросам.
Продлевайте письменно. Продление возможно только при направлении мотивированного уведомления с указанием причин (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20).
Приложите копию ответа и запишите дату и способ отправки.
Закрывайте запись с результатом: что предоставлено, что уточнено, чем мотивирован отказ.

Если данные уточнены или уничтожены по обращению, человека уведомляют о внесённых изменениях и принятых мерах (ч. 3 ст. 20); при неправомерной обработке об устранении нарушений или об уничтожении тоже уведомляют (ч. 3 ст. 21). Уничтожение подтверждается по требованиям Роскомнадзора. Разбор: уведомление субъекта.

Как не создать новую проблему

Журнал содержит персональные данные заявителей, значит к нему применимы правила защиты. Наши рекомендации:

Минимум данных: ФИО, способ обращения, суть. Копии паспортов в журнал не вкладывайте (ч. 5 ст. 5).
Доступ только у ответственных. Бумажный журнал храните в запираемом шкафу, электронный в таблице с ограниченным доступом.
Срок хранения. Закон его не называет. Ориентир: акт об уничтожении хранится 3 года (п. 8 требований приказа РКН № 179). Мы рекомендуем хранить журнал не меньше 3 лет, затем уничтожать с актом.

Что бывает за нарушение сроков

Суммы из ст. 13.11 КоАП. Журнал с датами получения и ответов помогает показать, что срок соблюдён.

Нарушение	Должностные лица	ИП	Юридические лица
Не предоставлена информация субъекту (ч. 4)	8–12 тыс. ₽	20–30 тыс. ₽	40–80 тыс. ₽
Не выполнено в срок требование об уточнении, блокировании, уничтожении (ч. 5)	8–20 тыс. ₽	20–40 тыс. ₽	50–90 тыс. ₽
Повторно по ч. 5 (ч. 5.1)	30–50 тыс. ₽	50–100 тыс. ₽	300–500 тыс. ₽

Общая картина по санкциям: штрафы за персональные данные. Что проверяют при визите: проверка Роскомнадзора.

Как мы помогаем

ФТИ — учебный центр, персональными данными мы занимаемся для себя каждый день. Услуги ведёт юрист, работаем дистанционно по всей России. Сразу о границах: ответы на запросы ваших клиентов и работников мы за вас не пишем, настраиваем порядок и документы.

Документы по 152-ФЗ — 9 900 ₽. Политика, согласия, положение, приказ об ответственном, перечни, инструкции и журналы по вашей ситуации. Правки включены, пока вы не примете пакет. Состав называем после разбора, до оплаты.
Сопровождение — 1 990 ₽ в месяц или 19 900 ₽ в год. Отвечаем на вопросы в мессенджере, обновляем документы, ведём сроки изменений в реестре. Запросы и предписания Роскомнадзора в подписку не входят.
Ответ на предписание и запрос Роскомнадзора — от 14 900 ₽. Цену называем до начала работ. Все услуги ФТИ: пакет «Старт» 14 900 ₽ вместо 18 700 ₽.

Консультация бесплатная · скажем честно, что вам нужно, а что нет

Настроим порядок работы с запросами людей

Узнать, что нужно мне →

Остальные документы комплекта и что из них обязательно: хаб документы по персональным данным, хаб политика обработки и хаб согласие на обработку.

Нормативные документы

На эти документы опирается статья. Ссылки ведут на официальные тексты в справочных правовых системах.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал обращений субъектов персональных данных?

Закон не требует вести такой журнал. Это практика. Обязанность другая: ответить на обращение или запрос в сроки, установленные ст. 14, 20 и 21 ФЗ-152. Журнал помогает эти сроки контролировать и подтверждать.

Что такое журнал учёта персональных данных?

Документа с таким названием в 152-ФЗ мы не нашли. Под этим запросом обычно имеют в виду журнал обращений субъектов, журнал учёта носителей, реестр согласий или акт об уничтожении. Это разные документы.

В какой срок нужно ответить на запрос субъекта?

На запрос о сведениях об обработке: 10 рабочих дней, продление не более чем на 5 рабочих дней при мотивированном уведомлении (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20). Для уточнения и уничтожения незаконно полученных данных 7 рабочих дней, для требования прекратить обработку 10 рабочих дней (ч. 3 ст. 20, ч. 5.1 ст. 21).

Что записывать в журнал обращений?

Номер и дату получения, заявителя и способ обращения, суть, крайний срок, исполнителя, дату и способ ответа, результат. Колонки наша рекомендация. Лишних персональных данных в журнал не вносите (ч. 5 ст. 5).

Сколько хранить журнал обращений?

Срок хранения закон не называет. Ориентир: акт об уничтожении и выгрузка хранятся 3 года (приказ РКН № 179, п. 8). Мы рекомендуем хранить журнал не меньше 3 лет. Это наша рекомендация.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да, форму закон не задаёт. Электронный журнал ведите в таблице с ограниченным доступом: он содержит данные заявителей. Прошивка и нумерация листов практика для бумажных журналов, а не норма.

Что делать, если в запросе не хватает реквизитов?

Реквизиты запроса перечислены в ч. 3 ст. 14. Что делать при их нехватке, закон прямо не говорит. По нашему прочтению, разумно письменно запросить недостающее в пределах срока и записать это в журнал.

Когда можно отказать в предоставлении сведений?

Право на доступ может быть ограничено по ч. 8 ст. 14, например если доступ нарушает права третьих лиц. Отказ даётся письменно, мотивированно, со ссылкой на положение закона, в срок до 10 рабочих дней с возможным продлением (ч. 2 ст. 20).

Какой штраф за несвоевременный ответ субъекту?

За непредоставление информации по ч. 4 ст. 13.11 КоАП: организации 40–80 тыс. ₽, ИП 20–30 тыс. ₽. За невыполнение в срок требования об уточнении, блокировании или уничтожении по ч. 5: организации 50–90 тыс. ₽, ИП 20–40 тыс. ₽. Должностные лица отвечают отдельно.

Составит ли ФТИ журналы и порядок работы с запросами, сколько это стоит?

Журналы входят в пакет «Документы по 152-ФЗ» за 9 900 ₽: разбираем вашу ситуацию, состав называем до оплаты, правки включены. Ответы на запросы людей мы за вас не пишем. Если пришёл запрос Роскомнадзора, есть отдельная услуга от 14 900 ₽.