Ответ на запрос субъекта персональных данных: образцы
Три образца ответа на запрос субъекта персональных данных: сведения по ч. 7 ст. 14, уведомление о продлении срока и мотивированный отказ. Что нельзя забыть, какая форма и срок, что делать с повторным запросом.
Коротко: на запрос субъекта персональных данных оператор даёт один из трёх ответов. Либо сведения по ч. 7 ст. 14 закона № 152-ФЗ, либо мотивированное уведомление о продлении срока, либо письменный мотивированный отказ со ссылкой на закон (ч. 2 ст. 20). Срок на ответ 10 рабочих дней, продление не более чем на 5 рабочих дней. Единой утверждённой формы ответа закон не устанавливает. Ниже три образца с вымышленными данными и список того, что нельзя забыть.
Главное
- Три вида ответа: сведения, продление, отказ.
- Срок: 10 рабочих дней, +5 по мотивированному уведомлению (ч. 3 ст. 14, ч. 1 и 2 ст. 20).
- Форма ответа та же, что у запроса, если в запросе не указано иное (ч. 3 ст. 14).
- В сведениях не должно быть данных других людей, если нет законных оснований их раскрывать (ч. 2 ст. 14).
- Образцы не являются утверждённой формой. Подставьте свои данные.
Три вида ответа
| Ответ | Когда | Основание |
|---|---|---|
| Сведения об обработке | Запрос по ч. 7 ст. 14 в порядке и сроки закона | Ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20 |
| Уведомление о продлении срока | Нужно больше времени, срок ещё не истёк | Мотивированное уведомление с указанием причин; продление не более чем на 5 рабочих дней (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20) |
| Мотивированный отказ | Есть основание из ч. 8 ст. 14 или иного закона | Письменно, со ссылкой на положение закона (ч. 2 ст. 20) |
Как выстроить работу с обращениями в целом, показано в статье о правилах рассмотрения запросов.
Что нельзя забыть
- Срок. 10 рабочих дней с обращения или получения запроса. Уведомление о продлении отправляйте до окончания срока: это наша рекомендация, в законе момент направления прямо не назван.
- Форма. Ответ в той же форме, в которой направлен запрос. Пришло письмом, отвечаем письмом; пришло электронным документом с подписью, отвечаем электронным документом (ч. 3 ст. 14).
- Данные только этого человека. Сведения не содержат персональных данных других субъектов (ч. 2 ст. 14).
- Безвозмездно. Ознакомление с данными бесплатное (ч. 3 ст. 20).
- Все позиции. В ч. 7 ст. 14 их одиннадцать (п. 1–10 и п. 9.1 о способах исполнения обязанностей по ст. 18.1). Если по какой-то позиции нечего сообщать, скажите об этом явно.
- Ссылка на норму при отказе. Без ссылки на положение закона отказ не отвечает ч. 2 ст. 20.
- Учёт. Запишите дату получения, дату и способ отправки в журнале обращений и сохраните копию. Это практика.
Образец 1. Ответ со сведениями об обработке
Образец с вымышленными данными, организация «Образец». Пункты образца идут в порядке ч. 7 ст. 14: п. 1–9.1 и п. 10.
Общество с ограниченной ответственностью «Образец» [адрес, телефон, электронная почта] Исх. № [номер] от [дата] [ФИО субъекта] [адрес или электронная почта, с которых пришёл запрос] Ответ на запрос от [дата] (вх. № [номер]) Уважаемый(ая) [имя отчество]! В ответ на Ваш запрос сообщаем: 1. ООО «Образец» [обрабатывает / не обрабатывает] Ваши персональные данные. 2. Правовые основания и цели обработки: [цель; например, исполнение договора от [дата] № [номер], стороной которого Вы являетесь]. 3. Цели и способы обработки: [с использованием средств автоматизации / без использования / смешанная]. 4. Оператор: ООО «Образец», [адрес]. Лица, кроме наших работников, имеющие доступ к данным или которым они могут быть раскрыты: [наименование и адрес / таких лиц нет]. 5. Обрабатываемые данные: [перечень]. Источник получения: [Вы лично / иной источник]. 6. Сроки обработки и хранения: [срок или условие]. 7. Порядок осуществления Вами прав, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ: [куда и как направить обращение или требование]. 8. Трансграничная передача: [осуществляется в [страна] / не осуществляется]. 9. Лицо, обрабатывающее данные по нашему поручению: [наименование, адрес / нет]. 9.1. Способы исполнения обязанностей по ст. 18.1 закона: [назначен ответственный; политика опубликована по адресу [ссылка]; приняты локальные акты и меры защиты]. 10. [Иные сведения, предусмотренные законами, если они есть.] Ознакомиться с Вашими персональными данными можно [способ и место]. Сведения предоставлены безвозмездно. Генеральный директор ____________ / [И. И. Иванов]
Образец 2. Уведомление о продлении срока
Закон требует «мотивированное уведомление с указанием причин». Пишите причину конкретно, формальная отписка не помогает.
Общество с ограниченной ответственностью «Образец» Исх. № [номер] от [дата] [ФИО субъекта] [адрес или электронная почта] Уведомление о продлении срока ответа на запрос Ваш запрос от [дата] поступил [дата] (вх. № [номер]). В соответствии с ч. 3 ст. 14 и ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ срок предоставления сведений продлевается на [не более 5] рабочих дней в связи с [причина; например, необходимостью получить сведения у лица, обрабатывающего Ваши данные по нашему поручению]. Ответ будет направлен не позднее [дата]. Генеральный директор ____________ / [И. И. Иванов]
Образец 3. Мотивированный отказ
Основания для ограничения права на доступ перечислены в ч. 8 ст. 14, например, когда доступ нарушает права и законные интересы третьих лиц (п. 4). Укажите конкретное положение. Остальные сведения, не затрагивающие третьих лиц, наша рекомендация предоставить.
Общество с ограниченной ответственностью «Образец» Исх. № [номер] от [дата] [ФИО субъекта] [адрес или электронная почта] Ответ на запрос от [дата] (вх. № [номер]) Уважаемый(ая) [имя отчество]! В части предоставления [описание запрошенных данных или сведений] Вам отказано на основании [п. 4 ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ]: [краткое обоснование; например, запрошенные сведения содержат персональные данные других лиц, и их предоставление нарушает права и законные интересы третьих лиц]. Остальные сведения, предусмотренные ч. 7 ст. 14 закона, предоставлены в приложении. Вы вправе обжаловать наши действия в уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) или в суде (ст. 17 закона). Генеральный директор ____________ / [И. И. Иванов]
Повторный запрос
Если человек обращается повторно, смотрите ч. 4–6 ст. 14. Обычно не ранее чем через 30 дней, раньше только при неполном ответе и с обоснованием. Отказ в выполнении не соответствующего этим условиям повторного запроса должен быть мотивированным, и доказывать его обоснованность должен оператор (ч. 6 ст. 14).
Если запрос требует не сведений, а действий
Ответ на запрос о сведениях и ответ на требование об уточнении, прекращении или уничтожении данных идут по разным правилам и срокам. В последних случаях оператор должен уведомить субъекта о внесённых изменениях и принятых мерах (ч. 3 ст. 20) или об устранении нарушений и уничтожении (ч. 3 ст. 21). Образцы таких уведомлений и случаи, когда человека нужно уведомлять, разобраны в статье об уведомлении субъекта. Акт, который составляют при уничтожении, описан в статье об акте уничтожения персональных данных.
Как мы помогаем
Пакет «Документы по 152-ФЗ» за 9 900 ₽ закрывает локальные акты, инструкции и журналы по вашей ситуации. Какие именно документы и образцы ответов нужны, решаем на разборе и называем состав до оплаты. Правки включены до вашего «принимаю». Если запросы людей приходят регулярно, а юриста в штате нет, подойдёт сопровождение по персональным данным: 1 990 ₽ в месяц или 19 900 ₽ в год, консультации по вопросам о персональных данных в рабочие дни.
Обзор всех документов оператора: документы по персональным данным. Публичный документ, на который можно сослаться в ответе: политика обработки персональных данных. Кто в организации отвечает за приём обращений: ответственный за обработку персональных данных.
Нормативные документы
На эти документы опирается статья. Ссылки ведут на официальные тексты в справочных правовых системах.
- Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 14 — право на доступ: состав сведений (ч. 7), запрос и срок (ч. 3), повторный запрос (ч. 4–6), основания ограничения (ч. 8)
- Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 20 — обязанности оператора при обращении и запросе: срок, продление, мотивированный отказ (ч. 1–3)
- Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 21 — устранение нарушений, уничтожение, уведомление субъекта (ч. 3)
- Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 17 — право на обжалование действий оператора
- Федеральный закон № 152-ФЗ, статья 18.1 — меры оператора и публикация политики (п. 9.1 ч. 7 ст. 14 отсылает к ней)
- КоАП РФ, статья 13.11 — ч. 4 об информации, касающейся обработки данных субъекта
Частые вопросы
Как ответить на запрос субъекта персональных данных?
Одним из трёх способов: предоставить сведения по ч. 7 ст. 14 закона № 152-ФЗ, направить мотивированное уведомление о продлении срока или дать письменный мотивированный отказ со ссылкой на положение закона (ч. 3 ст. 14, ч. 1 и 2 ст. 20).
В какой срок отвечать на запрос субъекта?
В течение 10 рабочих дней с обращения или получения запроса. Срок можно продлить не более чем на 5 рабочих дней, направив мотивированное уведомление с указанием причин.
Какие сведения нужно указать в ответе?
Те, что перечислены в ч. 7 ст. 14: подтверждение обработки, основания и цели, способы, оператор и лица с доступом, данные и источник, сроки, порядок осуществления прав, трансграничная передача, обработчик, способы исполнения ст. 18.1 и иные сведения по закону.
Есть ли утверждённая форма ответа на запрос субъекта?
Нет. Закон форму ответа не устанавливает. Требования такие: форма ответа как у запроса, если в запросе не указано иное (ч. 3 ст. 14), информация в доступной форме и без данных других субъектов (ч. 2 ст. 14). Образцы в статье вымышленные.
Можно ли отказать субъекту в предоставлении сведений?
По основаниям ч. 8 ст. 14 или иного федерального закона, а на повторный запрос, не отвечающий ч. 4–5 ст. 14, — по ч. 6 ст. 14. Отказ даётся письменно с мотивировкой и ссылкой на положение закона, в те же 10 рабочих дней с возможным продлением на 5 (ч. 2 ст. 20).
Как продлить срок ответа на запрос?
Направить субъекту мотивированное уведомление с указанием причин. Продление не более чем на 5 рабочих дней (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20). Образец в статье. Отправлять его лучше до истечения основного срока.
Можно ли в ответе передать данные других людей?
Нет, если нет законных оснований их раскрывать: сведения не должны содержать персональные данные других субъектов (ч. 2 ст. 14).
Что делать, если субъект недоволен ответом?
Он вправе обжаловать действия или бездействие оператора в Роскомнадзор или в суд и требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда в судебном порядке (ст. 17). Поэтому в отказе полезно указывать основание и порядок обжалования.
Какой штраф за непредоставление информации субъекту?
Ч. 4 ст. 13.11 КоАП: юридические лица 40–80 тыс. ₽, индивидуальные предприниматели 20–30 тыс. ₽, должностные лица 8–12 тыс. ₽. Давность привлечения один год.
Поможете ли вы подготовить образцы ответов под нашу организацию?
Да, в рамках пакета «Документы по 152-ФЗ» за 9 900 ₽: локальные акты, инструкции и журналы под вашу ситуацию. Состав называем после разбора и до оплаты, правки включены до вашего «принимаю».