Персональные данные

Какие персональные данные сотрудника можно собирать: приём, работа, увольнение

Редактор ФТИ 7 октября 2026 10 мин чтения

Коротко

Что работодатель вправе собирать о сотруднике на приёме, в работе и при увольнении. Таблица по этапам с нормами ТК и закона № 152-ФЗ: закрытый перечень документов, здоровье, судимость, биометрия, соцсети.

Коротко: работодатель собирает только те данные работника, которые нужны для целей из ст. 86 ТК и названы в законе. При приёме перечень документов закрыт (ст. 65 ТК): требовать другие нельзя. В работе действуют запреты на лишнее: сведения о здоровье только в той части, что нужна для вопроса о выполнении трудовой функции (ст. 88 ТК), специальные категории данных и членство в профсоюзе только в случаях, предусмотренных законом (п. 4 и 5 ст. 86 ТК). После увольнения часть данных остаётся у работодателя по закону, остальное уничтожают.

Разбор ваших анкет и кадровых процессов, политика, согласия, положение об обработке, перечни · правки до «принимаю»

Проверим, что вы собираете о сотрудниках — документы по 152-ФЗ, 9 900 ₽

Узнать, что нужно мне →

Главное

Объём определяют цели: данные не должны быть избыточными (ч. 5 ст. 5 закона № 152-ФЗ, п. 1 и 2 ст. 86 ТК).
На приёме — закрытый перечень документов из ст. 65 ТК.
Здоровье — только то, что относится к возможности работать (ст. 88 ТК).
Данные у третьих лиц — после предупреждения и с письменного согласия (п. 3 ст. 86 ТК).
При увольнении выдают трудовую книжку или сведения и копии документов по заявлению (ст. 84.1 ТК), остальное хранят и уничтожают по срокам.

Что можно собирать по этапам: таблица

Таблица составлена по статьям ТК и закона № 152-ФЗ, которые мы открывали. Где прямой нормы нет, так и написано.

Этап	Что можно	На что опираться	Осторожно
Приём на работу	Паспорт, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учёта, воинский учёт, документ об образовании и (или) о квалификации, если работа требует специальных знаний	ст. 65 ТК	Другие документы требовать запрещено. Справки о судимости и о наркотиках — только для работ, где этого требует закон
Работа	Сведения о здоровье только в части возможности выполнять трудовую функцию	ст. 88 ТК; по нашему прочтению п. 2.3 ч. 2 ст. 10 закона № 152-ФЗ	По нашему прочтению, диагнозы и истории болезни в этот объём не входят
Работа	Биометрия для пропуска	ч. 1 ст. 11: письменное согласие	Предоставление биометрии не может быть обязательным, кроме случаев ч. 2 (ч. 3 ст. 11)
Увольнение	Данные для расчёта, приказа, трудовой книжки или сведений, копий документов	ст. 84.1 ТК	После увольнения хранить можно в сроки по закону, не «на всякий случай»

Приём на работу: документы и справки

Статья 65 ТК называет документы, которые предъявляет поступающий: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (кроме случая, когда договор заключают впервые); документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта; документы воинского учёта для военнообязанных и подлежащих призыву; документ об образовании и (или) о квалификации, если работа требует специальных знаний. Дополнительные документы возможны только в отдельных случаях и только по ТК, федеральным законам, указам и постановлениям Правительства. Запрещено требовать документы помимо предусмотренных.

Справка о судимости нужна лишь при поступлении на работу, к которой по ТК или федеральному закону не допускаются лица с судимостью или уголовным преследованием. Справка о том, подвергался ли человек административному наказанию за потребление наркотиков без назначения врача, — при поступлении на работу, где это предусмотрено законом. В законе о персональных данных сведения о судимости обрабатывают государственные и муниципальные органы в пределах полномочий, а иные лица — в случаях и в порядке, которые определены федеральными законами (ч. 3 ст. 10). По нашему прочтению, это значит: судимость «на всякий случай» у всех кандидатов не запрашивают.

Чего нет в ст. 65: ИНН, свидетельства о браке, данных о детях, места работы супруга, фотографий. Это не значит, что они всегда запрещены. Часть сведений нужна по другим нормам: например, работник сам хочет получить вычет или пособие и приносит документы по своей инициативе. По нашему прочтению, это не требование работодателя. Если же нормы, которая требует конкретное сведение, нет, а цели и основания для него тоже нет, оно, по нашему прочтению ч. 5 ст. 5, лишнее. Данные близких родственников Роскомнадзор в давних разъяснениях разрешал обрабатывать без согласия в объёме кадровой формы или по закону (например, алименты); в иных случаях нужно согласие родственников. Какая форма обязательна сегодня, мы для этой статьи не проверяли. Это позиция ведомства, а не норма закона.

Все данные следует получать у самого работника. Если их можно получить только у третьей стороны, например запросить характеристику с прежнего места работы, работника заранее уведомляют о цели, источнике, способе и последствиях отказа и берут письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК). Для кандидатов, которые ещё не работники, действует отдельная логика: согласие соискателя на обработку ПДн.

В период работы: что допустимо, а что лишнее

Статья 86 ТК перечисляет цели обработки: соблюдение законов, содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении, личная безопасность работников, контроль количества и качества работы, сохранность имущества. Вне этих целей данные собирать не за чем.

Сведения	Что говорит закон	Наш вывод
Здоровье	Нельзя запрашивать, кроме сведений о возможности выполнять трудовую функцию (ст. 88 ТК). Здоровье — специальная категория (ч. 1 ст. 10)	Брать заключение о годности, а не диагнозы. Основание по закону о ПДн — по нашему прочтению п. 2.3 ч. 2 ст. 10
Убеждения, национальность, интимная жизнь	Специальные категории: получать и обрабатывать нельзя, кроме случаев ТК и федеральных законов (п. 4 ст. 86 ТК; ч. 1 ст. 10)	Не спрашивать в анкетах
Членство в профсоюзе и общественных объединениях	Нельзя, кроме случаев ТК и федеральных законов (п. 5 ст. 86 ТК)	Исключения ищите в законе, не в локальном акте
Страницы в соцсетях	Отдельной нормы мы не нашли. Действуют цели ст. 86 и запрет избыточности (ч. 5 ст. 5). Если по странице видны убеждения или здоровье, это специальные категории	Наша рекомендация: не собирать и не мониторить без цели и основания
Отпечаток пальца, лицо для пропуска	Биометрия: письменное согласие (ч. 1 ст. 11). Трудовое законодательство в списке случаев без согласия (ч. 2 ст. 11) не названо	Согласие и обычный способ входа без биометрии
Решения «по алгоритму»	Нельзя основывать решения, затрагивающие работника, исключительно на автоматизированной обработке или электронном получении данных (п. 6 ст. 86 ТК)	Результат программы проверяет человек
Видеонаблюдение	Отдельной нормы в ст. 86–88 ТК нет; ст. 86 называет цели обработки данных работника (в том числе обеспечение личной безопасности и сохранности имущества), а прямого разрешения на видеозапись она не даёт; основание и цель нужно определить самому оператору	Подробности: видеонаблюдение и персональные данные

Передавать собранные данные можно по правилам ст. 88 ТК: третьим лицам с письменного согласия, кроме случаев закона, внутри организации по локальному акту с ознакомлением под роспись, доступ только уполномоченным. Полная картина — в хабе о персональных данных работников.

Увольнение и после него

Прекращение договора оформляется приказом, с которым работник знакомится под роспись. В день увольнения работодатель выдаёт трудовую книжку или предоставляет сведения о трудовой деятельности и производит расчёт. По письменному заявлению работника он обязан выдать заверенные копии документов, связанных с работой (ст. 84.1 ТК). Это не «согласие на передачу данных»: работник получает собственные данные (ст. 89 ТК).

Дальше действуют общие правила. Хранить данные можно не дольше, чем требуют цели, если срок не установлен федеральным законом или договором (ч. 7 ст. 5). Когда цель достигнута, данные уничтожают в течение тридцати дней, если иное не предусмотрено договором или соглашением либо если закон не позволяет обрабатывать данные без согласия (ч. 4 ст. 21). Часть документов остаётся по закону: для бухгалтерских это не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ), для кадровых сроки задаёт архивное законодательство. Цифр по кадровым документам мы не приводим: перечень сроков для этой статьи не открывали. Разглашение данных другого работника — основание для увольнения по подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК: ответственность работника за разглашение ПДн.

Как проверить свой набор данных за час

Это наша рекомендация, закон такой процедуры не требует.

Выпишите каждое поле анкеты, заявления, личной карточки, программы и таблиц.
Напротив каждого укажите цель и норму: статья ТК, закон, договор. Нет нормы и цели, поле лишнее.
Уберите лишнее и перестаньте брать копии документов «про запас».
Зафиксируйте итог в перечне данных по целям. Образец — в статье о перечне персональных данных.
Ознакомьте работников под роспись с порядком обработки (п. 8 ст. 86 ТК): документы по ПДн для кадров.

Какая ответственность за лишние данные

Обработка в случаях, не предусмотренных законом о персональных данных, — ч. 1 ст. 13.11 КоАП: должностные лица 50–100 тыс. ₽, организации 150–300 тыс. ₽. Если закон требовал письменное согласие, а его нет, — ч. 2: должностные лица 100–300 тыс. ₽, организации 300–700 тыс. ₽. ИП в этих частях отвечает как должностное лицо (ст. 2.4 КоАП). Суммы из текста статьи, это границы диапазонов, срок давности один год. Сравнение всех частей — в статье о штрафах за персональные данные.

Как мы помогаем

Если вы не уверены, что кадровые анкеты и процессы укладываются в закон, юрист ФТИ разберёт ваш учёт: какие данные сотрудников вы собираете, зачем, где храните и кто имеет доступ. В пакет «Документы по 152-ФЗ» за 9 900 ₽ входят политика, согласия для сотрудников и форм, положение об обработке, приказ об ответственном, перечни и инструкции. Правки вносим, пока вы не напишете «принимаю». Состав называем после разбора, до оплаты. Если нужно, чтобы документы обновлялись при изменениях, есть сопровождение по персональным данным: 1 990 ₽ в месяц или 19 900 ₽ в год. Не подано уведомление в Роскомнадзор: подадим под ключ за 4 900 ₽, все услуги собраны на странице услуг ФТИ.

Один разбор, цена фиксированная, состав пакета называем до оплаты

Состав данных, документы и ознакомление сотрудников

Получить разбор →

Нормативные документы

На эти документы опирается статья. Ссылки ведут на официальные тексты в справочных правовых системах.

Частые вопросы

Какие персональные данные работника можно собирать?

Те, что нужны для целей ст. 86 ТК и не избыточны (ч. 5 ст. 5 закона № 152-ФЗ). При приёме — документы из ст. 65 ТК и дополнительные, если их требует закон. Все данные следует получать у самого работника (п. 3 ст. 86).

Можно ли требовать копию всех страниц паспорта?

В ст. 65 ТК назван паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Объём данных должен соответствовать целям (ч. 5 ст. 5). Наша рекомендация: снимать копии только тех страниц, сведения с которых нужны для кадровых целей, и фиксировать это в перечне.

Можно ли запрашивать у работника диагнозы и справки о болезнях?

По нашему прочтению, нет. Работодатель не вправе запрашивать информацию о состоянии здоровья, кроме сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции (ст. 88 ТК). Здоровье — специальная категория данных (ч. 1 ст. 10 закона № 152-ФЗ).

Нужна ли справка о судимости при приёме на работу?

Только при поступлении на работу, к которой по ТК или федеральному закону не допускаются лица, имевшие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию (ст. 65 ТК). Требовать её у всех подряд нельзя.

Можно ли проверять страницы работника в соцсетях?

Прямой нормы о соцсетях мы не нашли. Действуют цели ст. 86 ТК и запрет избыточных данных (ч. 5 ст. 5). Если по странице видны убеждения или здоровье, это специальные категории, которые работодатель вправе получать и обрабатывать только в случаях, предусмотренных законом (п. 4 ст. 86 ТК). Мы рекомендуем так не делать.

Можно ли запросить характеристику с прежнего места работы?

Да, но по правилам п. 3 ст. 86 ТК: работника заранее уведомляют о цели, источнике, способе и характере данных и последствиях отказа, и берут его письменное согласие.

Что нужно выдать работнику при увольнении?

В день прекращения договора работодатель обязан выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности и произвести расчёт, а по письменному заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с работой (ст. 84.1 ТК).

Что делать с данными после увольнения?

Хранить столько, сколько требуют цели и закон (ч. 7 ст. 5): бухгалтерские документы не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ), сроки для кадровых задаёт архивное законодательство. Когда срок вышел, данные уничтожают, а уничтожение подтверждают.

Какой штраф за сбор лишних данных о работниках?

Обработка в случаях, не предусмотренных законом, — ч. 1 ст. 13.11 КоАП: организации 150–300 тыс. ₽, должностные лица 50–100 тыс. ₽. Если не получено письменное согласие там, где оно обязательно, — ч. 2: организации 300–700 тыс. ₽. ИП отвечает как должностное лицо. Это границы диапазонов, а не фиксированные суммы.

Поможет ли ФТИ проверить, какие данные мы собираем у сотрудников?

Да. В пакете «Документы по 152-ФЗ» за 9 900 ₽ юрист разбирает ваш учёт, пишет политику, согласия, положение об обработке, перечни и инструкции под ваш бизнес. Правки включены до вашего «принимаю», состав называем до оплаты. Для актуализации есть сопровождение: 1 990 ₽ в месяц или 19 900 ₽ в год.