Персональные данные

Документы по персональным данным для кадровой службы

Редактор ФТИ 7 октября 2026 8 мин чтения

Коротко

Какие документы по персональным данным нужны кадровой службе. Что прямо требуют ТК РФ и закон № 152-ФЗ, что относится к практике, как выстроить приём, работу и увольнение, где типичные ошибки.

Коротко: закона с перечнем «кадровых документов по персональным данным» нет. Прямо названы три вещи: ознакомление работников под роспись с документами о порядке обработки их данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ), допуск к данным только уполномоченных лиц (ст. 88 ТК РФ) и согласие там, где нет другого основания (основание — п. 1 ч. 1 ст. 6, оформление — ч. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ). Остальное — положение, перечни, обязательства, журналы — практика, и объём зависит от того, как у вас устроен кадровый учёт.

Согласия для сотрудников, приказы, инструкции и подсказка, как ознакомить работников под подпись · состав пакета называем до оплаты

Документы по 152-ФЗ под ваш бизнес — 9 900 ₽, правки до «принимаю» включены

Собрать пакет под мой бизнес →

Главное для кадровой службы

Ознакомление под роспись с документами о порядке обработки данных работников обязательно (п. 8 ст. 86 ТК РФ).
Доступ только уполномоченным и только к необходимым данным (ст. 88 ТК РФ).
Требовать лишние документы нельзя: при приёме действует перечень ст. 65 ТК РФ.
Согласие отдельным документом там, где оно нужно: по нашему прочтению ч. 1 ст. 9, не в трудовом договоре и не в анкете.
Название и число документов выбирает работодатель. Состав мер оператор определяет сам (ч. 1 ст. 18.1).

Что именно требует закон от работодателя

Статья 86 ТК РФ задаёт общие правила обработки данных работника. Для кадровиков важны несколько пунктов. Данные получают у самого работника; если их можно получить только у третьей стороны, работника заранее уведомляют и берут письменное согласие (п. 3). Нельзя получать и обрабатывать специальные категории данных, кроме случаев, предусмотренных ТК и другими федеральными законами (п. 4). Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами, которые устанавливают порядок обработки данных, а также со своими правами и обязанностями (п. 8).

Статья 88 ТК РФ регулирует передачу: без письменного согласия работника данные третьей стороне не сообщают, кроме случаев, предусмотренных ТК и федеральными законами. Внутри организации данные передают по локальному акту, с которым работник ознакомлен под роспись. Доступ разрешают только специально уполномоченным лицам, и получать они вправе лишь те данные, которые нужны для их функций. Статья 89 даёт работнику право на полную информацию о его данных, на копии записей и на исправление неверных сведений.

Закон о персональных данных добавляет свои требования. Ознакомление работников, которые непосредственно обрабатывают данные, с законодательством, политикой и локальными актами и (или) их обучение входит в меры оператора (п. 6 ч. 1 ст. 18.1). Кадровые данные не освобождают от уведомления Роскомнадзора, подробнее в статье «Уведомление в Роскомнадзор для ООО».

Таблица: какой документ, требует ли закон, зачем

Колонка «Закон» показывает, где норма названа прямо. Где её нет, документ — наша рекомендация.

Документ	Закон	Зачем на практике	Статья
Политика оператора, опубликованная	Да, ч. 2 ст. 18.1	Рассказывает, как организация обрабатывает данные, в том числе кадровые	Политика
Положение об обработке данных работников	Название не задано; документ с порядком обработки и ознакомление под роспись — п. 8 ст. 86 ТК	Единый порядок: цели, состав, доступ, хранение, права работников	Положение об обработке
Лист ознакомления	Ознакомление под роспись — да; форма листа не задана	Доказательство, что работник знает порядок	Как утвердить документы
Согласие работника	Там, где нет иного основания; отдельно от других документов, ч. 1 ст. 9	Фиксирует факт получения (бремя доказывания на операторе, ч. 3 ст. 9)	Согласие работника
Согласие соискателя	По основаниям ст. 6 и 9	Резюме, анкеты, кадровый резерв	Согласие соискателя
Перечень данных работников	Содержание и объём — по целям, без избыточности (ч. 5 ст. 5; п. 2 ч. 1 ст. 18.1)	Видно, какие данные для чего берёте	Перечень ПДн
Приказ о допуске или перечень лиц с доступом	Доступ только уполномоченным (ст. 88 ТК); для информационных систем перечень утверждает руководитель (п. 13 ПП № 1119)	Понятно, кто имеет доступ и к чему	Документы по ПДн
Приказ об ответственном	Назначение ответственного — да, для юрлица, ст. 22.1; сам приказ — практика	Один человек отвечает за порядок	Приказ об ответственном
Обязательство о неразглашении	Отдельно не требуется; конфиденциальность — ст. 7 закона	Работник письменно подтверждает правила	Обязательство
Журнал обращений работников	Не требуется; сроки ответов — ст. 20	Видно, когда пришёл запрос и когда ответили	Журнал обращений
Акт об уничтожении	Да, ч. 7 ст. 21 и приказ № 179	Подтверждает, что данные уничтожены	Акт уничтожения

Три этапа: приём, работа, увольнение

Приём на работу

Перечень документов, которые предъявляет поступающий, закрыт: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учёта, воинский учёт, образование и ещё несколько позиций в особых случаях. Требовать документы сверх предусмотренных ТК, федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства запрещено (ст. 65 ТК РФ). С соискателями, которых пока не приняли, работает отдельная логика, о ней в статье «Согласие соискателя». Лист ознакомления с положением подписывают при оформлении, а согласие работника оформляют отдельным листом (наша рекомендация).

Работа

Личные дела, карточки и трудовые договоры на бумаге относятся к обработке без средств автоматизации. Для неё ПП № 687 требует определить для каждой категории данных места хранения носителей и перечень лиц, которые имеют доступ (п. 13), хранить носители раздельно, если цели разные (п. 14), и обеспечить сохранность и защиту от несанкционированного доступа (п. 15). Работники, которые ведут такую обработку, должны быть проинформированы о ней и о правилах (п. 6). Если данные хранятся в 1С или другой системе, добавляются меры по ст. 19 и ПП № 1119. За нарушение условий сохранности бумажных носителей, повлёкшее доступ к данным, есть отдельная часть ст. 13.11 КоАП (ч. 6): для организаций от 50 до 100 тысяч рублей.

Увольнение

После увольнения данные не удаляют автоматически: сроки хранения кадровых документов задаёт архивное законодательство, оно в этой статье не разбирается. Но хранить данные дольше, чем требуют цели и закон, нельзя (ч. 7 ст. 5). Когда срок истёк, данные уничтожают и составляют акт. Если работник отозвал согласие, а обработка идёт по другому основанию, отзыв не всегда прекращает хранение; о границах — в статье «Отзыв согласия».

Типичные ошибки кадровой службы

Согласие вшито в трудовой договор или анкету. С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельно от иных информации и документов, которые подтверждает или подписывает человек (ч. 1 ст. 9).
Ознакомили без подписи. Статья 86 ТК требует именно «под роспись»; устное «в курсе» не подтверждает ничего.
Просят лишние копии. Содержание и объём данных не должны быть избыточными (ч. 5 ст. 5), а перечень документов при приёме закрыт (ст. 65 ТК).
Данные уходят «по знакомству». Третьей стороне данные передают только с письменного согласия или в случаях, прямо названных в законе (ст. 88 ТК).
Нет ответственного в организации-юрлице (ст. 22.1).
Забыли про уведомление. Кадровые данные в 1С или таблице — автоматизация, уведомлять Роскомнадзор нужно.

Ответственность работника, который разгласил чужие данные, разобрана в статье «Ответственность работника за разглашение ПДн». Разглашение охраняемой законом тайны, в том числе персональных данных другого работника, — основание для увольнения по подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Минимальный набор для небольшой кадровой службы

Наша рекомендация для компании до нескольких десятков человек: политика; положение об обработке данных работников; согласие работника отдельным листом; лист ознакомления; приказ об ответственном; перечень лиц с доступом. Журналы, обязательства и регламенты добавляют, когда есть что регистрировать. Принцип общий: документов столько, сколько нужно вашему учёту. Подробнее в обзоре «Документы по персональным данным: что нужно оператору».

Как мы помогаем

В пакете документов по 152-ФЗ за 9 900 ₽ юрист разбирает ваш бизнес: сколько людей, где хранятся кадровые данные, кто имеет доступ. Затем пишет политику, согласия для сотрудников, локальные акты, приказы и инструкции именно под вас. Подскажем, где опубликовать документы и как ознакомить сотрудников под подпись. Правки включены, пока вы не напишете «принимаю». Состав пакета называем после разбора, до оплаты, цена в договоре не вырастет.

Одним договором и по одной цене · правки включены

Пакет «Старт»: уведомление, документы и документы для сайта — 14 900 ₽ вместо 18 700 ₽

Посмотреть пакет →

О согласиях в целом читайте в хабе «Согласие на обработку персональных данных».

Нормативные документы

На эти документы опирается статья. Ссылки ведут на официальные тексты в справочных правовых системах.

Частые вопросы

Какие документы по персональным данным обязательны для кадровой службы?

Перечня закон не даёт. Прямо названы ознакомление работников под роспись с документами о порядке обработки данных (п. 8 ст. 86 ТК), допуск только уполномоченных лиц (ст. 88 ТК), опубликованная политика (ч. 2 ст. 18.1) и ответственный в организации (ст. 22.1). Остальное оператор определяет сам (ч. 1 ст. 18.1).

Нужно ли согласие работника на обработку персональных данных?

Не всегда. Для данных, которые работодатель обязан обрабатывать по закону и по трудовому договору, согласие нужно не во всех случаях (по нашему прочтению, здесь работают основания пп. 2 и 5 ч. 1 ст. 6); где оно нужно, оформляется отдельно от иных документов (ч. 1 ст. 9). Письменное согласие требуют ст. 86 и 88 ТК в отдельных ситуациях: получение данных у третьей стороны, передача третьим лицам.

Можно ли вписать согласие в трудовой договор?

С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельно от иных информации и документов, которые подтверждает или подписывает человек (ч. 1 ст. 9). По нашему прочтению, строка в трудовом договоре этому не отвечает. Безопаснее отдельный лист.

Как оформить ознакомление с положением об обработке данных?

Работник ставит подпись в листе ознакомления (п. 8 ст. 86 ТК). Форму закон не задаёт, в листе обычно указывают ФИО, должность, документ, дату и подпись. Образец и порядок в статье «Как утвердить документы по ПДн».

Какие документы можно требовать у поступающего на работу?

Только те, что названы в ст. 65 ТК, другими федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства. Требовать иные документы запрещено.

Нужно ли обязательство о неразглашении?

Закон такого документа отдельно не требует. Конфиденциальность следует из ст. 7 закона № 152-ФЗ. Обязательство — практика: письменное подтверждение, что работник знает правила и последствия.

Кому в организации можно давать доступ к кадровым данным?

Только специально уполномоченным лицам, и только к тем данным, которые нужны им для конкретных функций (ст. 88 ТК). Наша рекомендация: оформить перечень лиц приказом.

Что делать с данными уволенных работников?

Хранить столько, сколько требуют цели и закон (ч. 7 ст. 5). Сроки хранения кадровых документов определяет архивное законодательство, в этой статье мы их не разбираем. Когда срок вышел, данные уничтожают и составляют акт.

Поможете подготовить документы для кадров и ознакомить сотрудников?

Да. В пакете документов по 152-ФЗ, 9 900 ₽, юрист пишет согласия для сотрудников, локальные акты и приказы под ваш бизнес и подсказывает, как провести ознакомление под подпись. Правки включены, состав называем до оплаты.

Освобождает ли кадровый учёт от уведомления Роскомнадзора?

Нет. Исключения для работников отменены с 1 сентября 2022 года. Если кадры ведутся в 1С, таблице или другой системе, уведомление нужно (ч. 1 ст. 22).