Персональные данные в ФИС ФРДО: нужно ли согласие выпускника и зачем СНИЛС

Коротко: отдельное согласие выпускника на внесение сведений в ФИС ФРДО не требуется. Закон о персональных данных прямо допускает обработку без согласия, когда она необходима для исполнения обязанности, возложенной на организацию законодательством, — а такая обязанность установлена законом об образовании. Разберём, на чём это основано, что делать при отказе выпускника и как быть со СНИЛС.

Нужно ли согласие на внесение сведений в реестр?

Нет, и вот почему. Статья 6 закона о персональных данных перечисляет случаи, когда обработка допускается, и согласие субъекта — только первый из них. Второй случай сформулирован так: обработка необходима «для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей».

Обязанность вносить сведения в ФИС ФРДО возложена на организации, осуществляющие образовательную деятельность, частью 9 статьи 98 закона об образовании, а порядок установлен постановлением Правительства № 825. Получается ровно та конструкция, которую описывает второй случай: организация обрабатывает данные, потому что обязана по закону, а не потому, что кто-то дал согласие.

Важная оговорка: отдельного официального разъяснения Рособрнадзора именно с формулировкой «согласие не требуется» мы не нашли. Вывод строится на связке трёх норм — закона о персональных данных, закона об образовании и Правил ведения реестра. Связка прямая, но это именно вывод из норм.

Что делать, если выпускник против

Здесь нужно различать два разных отказа, и это принципиально.

Отказ сообщить СНИЛС. Для граждан России это поле обязательное, и Рособрнадзор на своём сайте отвечает прямо: «В случае отказа представить сведения о СНИЛС, организация, выдавшая документ об обучении, не сможет внести сведения о документе в ФИС ФРДО». То есть без номера запись просто не пройдёт, и требовать от организации невозможного никто не станет.

Отказ от самого факта внесения, когда данные у организации уже есть. Здесь позиция простая: отказ не отменяет обязанность, установленную законом. Если не внести сведения, нарушит организация, а ответственность по статье 19.30.2 КоАП понесёт она и её должностное лицо.

Что имеет смысл сделать:

• Объяснить основание. Сведения вносятся во исполнение закона, а не по коммерческому решению организации.
• Показать пользу. Запись в реестре — это то, чем выпускник подтверждает документ работодателю. Без неё документ сложнее доказать.
• Зафиксировать обращение, если человек настаивает письменно: ответ со ссылкой на нормы закрывает вопрос.

Чего делать не нужно — не вносить сведения «по просьбе». Это создаёт нарушение у организации и проблему у самого выпускника, когда документ понадобится подтвердить.

СНИЛС: зачем он в реестре

СНИЛС — одно из полей шаблона, и для граждан России по документам, выданным с 1 января 2021 года, оно обязательно. Вместе с ним обязательными стали гражданство, форма обучения, источник финансирования и форма получения образования на момент прекращения образовательных отношений.

Смысл поля практический: СНИЛС однозначно идентифицирует человека при смене фамилии. Без него запись о документе сложнее сопоставить с конкретным человеком, а именно это и нужно при проверке.

Для документов, выданных в 2020 году и раньше, эти поля необязательны — их можно оставить пустыми. То есть архив прошлых лет вносится даже тогда, когда СНИЛС в старых журналах не собирали. Подробнее о полях — в статье о заполнении шаблона ФИС ФРДО.

Какие данные вообще уходят в реестр

Объём определяется шаблоном, и он невелик: сведения о самом документе, о программе и о получателе. Оценок, характеристик и личных дел там нет.

Практический вывод для организации: не нужно собирать с человека дополнительные документы «для реестра». Всё, что требуется, уже есть в личном деле и книге выдачи.

Кто оператор персональных данных в этой истории

Ролей две, и их полезно различать. Ваша организация обрабатывает данные слушателей как работодатель или как образовательная организация и передаёт их в систему. Оператором самой информационной системы выступает Рособрнадзор, техническую часть обеспечивает ЦИТиС.

Правила отдельно оговаривают, что обработка и защита сведений ведутся с соблюдением требований законодательства об информации и о персональных данных. То есть защита данных в системе — зона ответственности её оператора, а на организации остаётся корректность того, что она передаёт, и порядок на своей стороне.

Что стоит сделать организации у себя

1. Упомянуть реестр в своих документах о персональных данных. В политике обработки и в уведомлении для слушателей достаточно строки о том, что сведения о выданных документах передаются в ФИС ФРДО во исполнение закона.
2. Не собирать лишнего. Состав сведений задан шаблоном, дополнительные анкеты «для реестра» не нужны.
3. Ограничить доступ к выгрузкам. Файл шаблона с группой — это персональные данные десятков людей, и хранить его на общем диске не стоит.
4. Назначить ответственного за внесение и дать доступ двум сотрудникам, чтобы данные не пересылались по цепочке от человека к человеку.

Про роли и доступ — в статье об ответственном за ФИС ФРДО, про саму процедуру — в статье о внесении сведений.

Как мы настраиваем работу с данными

Мы сами учебный центр и вносим сведения о своих слушателях, поэтому подключаем с оглядкой на порядок, а не только на технику.

• Настраиваем рабочее место конкретного сотрудника — того, кто и так работает с книгой выдачи, чтобы данные не ходили по рукам.
• Показываем, какие поля обязательны, а какие заполнять не нужно: лишнего в реестр уходить не должно.
• 12 990 ₽ один раз. Дальше сотрудник вносит документы сам, ежемесячных платежей нет.
• 100 дней на связи после подключения.
• Гарантия на результат сессии. Если документы не ушли в реестр, возвращаем оплату полностью. Решение о приёме сведений принимает оператор системы, и об этом мы говорим честно.

Что входит в работу — на странице подключения к ФИС ФРДО. Общая картина — в статье о том, что такое ФИС ФРДО, программы обучения — в каталоге курсов.

Нормативные документы

На эти документы опирается статья. Ссылки ведут на официальные тексты в справочных правовых системах.

• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», статья 6 — обработка без согласия при исполнении обязанностей, возложенных законодательством
• Федеральный закон № 273-ФЗ, статья 98 — обязанность организаций вносить сведения в ФИС ФРДО
• Постановление Правительства РФ от 31.05.2021 № 825 и Правила ведения ФИС ФРДО — состав сведений, обработка и защита данных
• Рособрнадзор: инструкция по заполнению шаблона — состав полей, включая СНИЛС, гражданство и форму обучения
• КоАП РФ, статья 19.30.2 — ответственность организации за непредставление сведений
• Рособрнадзор, часто задаваемые вопросы: о внесении СНИЛС в ФИС ФРДО и последствиях отказа его представить
• ЦИТиС: техническая поддержка защищённых сетей передачи данных и внесение сведений в ФИС ФРДО через ЕСИА